Trenkwalder erhält BEST RECRUITERS Siegel D-A-CH in Silber 22/23

Trenkwalder wurde in der BEST RECRUITERS Studie 2022/2023 erneut für seine überdurchschnittliche Recruiting-Leistung mit dem BEST RECRUITERS Siegel in Silber ausgezeichnet.

 Studie ist die größte Recruiting-Studie im deutschsprachigen Raum und untersucht jährlich die Recruiting-Qualität der Unternehmen im D-A-CH-Raum aus Sicht der Bewerbenden.

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Internationale Mitarbeitende rechtssicher beschäftigen: Der Praxisleitfaden für Unternehmen

Legal certainty begins before the job posting

It’s not just the candidate search that determines the success of an international hire—it’s the early clarification of the employment model, residency status, and employer obligations. This applies when hiring someone from an EU country, a skilled worker from a non-EU country, or when employing someone in a country where the company does not have its own subsidiary.

Each scenario involves different verification processes, responsibilities, and documentation. Companies that wait until after a candidate has been selected to address these issues risk avoidable follow-up inquiries and organizational delays.

This article addresses the employment of international employees in Germany. The secondment of German employees abroad is subject to its own tax, social security, and labor law requirements and will not be covered in depth here.

The key question before any international hire is therefore: Have all responsibilities been clarified before the employee begins work?

First, correctly classify the case: country of origin, role, and employment model

The review process begins with a few basic details: nationality, location of assignment, planned duration of employment, job duties, and employment model. These determine which departments are involved and what documentation is required.

Distinguish between the EU, EEA, Switzerland, and third countries

Cases involving the EU, the European Economic Area, and Switzerland must be distinguished from those involving third countries. However, a comprehensive assessment of residency status must always take the specific circumstances into account.

For prospective workers or skilled professionals from third countries, the Federal Employment Agency must, in most cases, approve their admission to the German labor market. It reviews the requirements for employment and, if the conditions are met, issues its approval to the relevant diplomatic mission abroad. Employers or private service providers cannot override this official decision.

Define the Position, Qualifications, and Employer’s Role

Before beginning the recruitment process, companies should document the job requirements, the intended occupation, the place of employment, the contract term, and the employer’s internal role. Nationality, destination country, qualifications, employment model, document status, and required translations should also be included in this case assessment.

In the case of regulated professions or an unclear qualification status, the relevant authorities should be involved at an early stage. This allows for the identification of outstanding requirements before the search, selection, and contract preparation have progressed too far.

Implementing International Employment in Compliance with the Law: The Six Steps

The specific requirements for each step depend on the individual case and the relevant authorities. A documented process ensures clear handoffs and makes pending decisions transparent.

1. Identify the need: Define the scope of the review

Assess the initial situation: Determine the review process.

Companies determine which qualifications are required, in which country the employment will take place, and how long the assignment is planned to last. At the same time, it must be determined what resources the HR department, payroll, and the relevant business unit can provide internally.

Next, define the desired employer role. Direct hiring, temporary staffing, Recruiting Process Outsourcing (RPO), or Employer of Record (EOR) may be considered depending on the needs and employment arrangement. RPO pertains to the recruiting process, while an EOR can assume the role of employer. Defining these roles early on prevents the search, administration, and employer obligations from becoming intertwined.

2. Attracting Candidates: Communicating Requirements Transparently

Document the profile: Tailor the selection process.

The search and selection should be based on an agreed-upon requirements profile. It describes the job duties, qualifications, experience, work location, and realistic conditions of employment.

During the selection process, technical aptitude, professional experience, and motivation can be evaluated together. For international hires, this also includes determining whether existing documents provide verifiable proof of qualifications and whether translations are required. The evaluation should be documented and coordinated with the relevant department. This provides recruiting, the HR department, and external support with a common working basis.

3. Clarify Entry: Check Requirements Before Starting Work

Check Authorizations: Prepare for a Decision.

Residence permits, work permits, potential labor market admission, document status, and official jurisdictions constitute a separate review process. For third-country nationals, the official information from the Federal Employment Agency regarding labor market admission is authoritative.

A preliminary approval procedure can be used so that the Federal Employment Agency verifies whether the labor market requirements are met and whether the position can be filled by a foreign worker. Process support can coordinate documents or prepare for interactions with authorities. It does not prejudge the decision. The competent authority reviews the application and subsequently decides on the specific case.

4. Establishing the Employment Relationship: Coordinating the Contract, Payroll, and Social Security

Assign Responsibilities: Ensure Accurate Payroll Processing.

International employment involves more than just the employment contract. Payroll processing, tax withholding, social security contributions, and any reporting requirements must also be tailored to the specific case.

Companies should document who provides the necessary information, who is responsible for payroll processing, and how inquiries are handled. The chosen form of employment influences this division of responsibilities. Therefore, the HR department, payroll, the relevant business unit, and, if necessary, external consultants must all use the same documented baseline. Specific requirements arise from the employment situation and the decisions of the relevant authorities.

5. Preparing for Arrival: Combining Onboarding and Integration

Planning Transitions: Ensuring Work Readiness.

Company-led onboarding and administrative arrival matters require separate responsibilities but must be timed to align. The workplace, access, orientation, and team communication are the company’s responsibility.

Organizational handoffs can be facilitated as agreed. This includes, for example, coordinating documents, appointments, housing, and integration issues. A designated contact person consolidates outstanding issues and coordinates the next handoff point. This ensures the new employee knows who to turn to while the department prepares for the start of their role.

6. Manage Deadlines: Document Supporting Documents and Review Changes

Monitor Status: Identify the Need for Action.

The case file remains relevant after the employee starts work. Companies should document expiration dates, submitted supporting documents, open inquiries, external appointments, and feedback from authorities in a traceable manner.

Changes to job duties, work location, duration of employment, or employment model may require a re-evaluation. The same applies if personal or organizational details relevant to the employment case change. Companies therefore designate who is responsible for receiving changes and forwarding them to internal or external departments. The responsible department decides which further steps are necessary in each individual case.

Who can support the process? Clearly assign responsibilities

Who can help my company employ workers from abroad in compliance with the law?

The answer depends on the specific task: Government agencies decide on administrative procedures. Private partners can assist with the search, preparation, coordination, and employment administration, depending on the assignment.

Government Agencies and Official Advisory Services

The Federal Employment Agency and its network of partners support companies in recruiting and employing foreign workers and skilled professionals. As part of the labor market admission process, the Federal Employment Agency reviews the relevant requirements.

The Foreigners’ Registration Office or the state-level Skilled Worker Immigration Office is a central point of contact for employers. Their responsibilities may include entry requirements, recognition procedures (if applicable), approval from the Federal Employment Agency, and other requirements under immigration law. Which agency is responsible depends on the individual case.

Private Support Throughout the Employment Process

The roles of private support providers should be clearly distinguished from one another:

With an Employer of Record, day-to-day operational management remains with the company, while the agreed-upon employer functions and administrative tasks are handled by the EOR. This model also does not replace an official decision and does not relieve the parties involved from verifying their respective obligations.

Concise Checklist Before the Start of Employment and During Employment

This checklist supports structured case handling. It does not replace a comprehensive review of the legal requirements. Each item must be assigned, on a case-by-case basis, to the company, the employee, the competent authority, or a designated support provider.

 Record nationality and work location, duration of employment, and employment model. Designate a person responsible for internal coordination.

 Document qualifications and intended occupation. Verify the status of documents and record any required translations. If questions remain, determine the responsible authority.

Document required checks, outstanding inquiries, and the competent authority. Record external appointments with responsible parties and the processing status.

 Tailor the employment contract, payroll, tax withholding, social security, and any reporting obligations to the specific case. Document in writing the division of responsibilities between the company and the designated support provider.

 Prepare the workspace, access, orientation, and team communication. Coordinate administrative arrival matters separately and specify the next handover point.

 Review relevant changes to job duties, work location, duration, or employment model. Continuously document supporting evidence, feedback, and expiration dates.

 Verify that the company, employees, government agencies, and external support providers are aware of their respective responsibilities. Delegate employer obligations only where the chosen model and agreement provide for such delegation.

If a specific case is ambiguous, consult the most current official guidelines or seek qualified legal advice.

Conclusion: International employment requires clear handoffs

Legal certainty does not mean having to resolve every special case internally, but rather managing responsibilities, documentation, and handoffs clearly and early on. Companies should first classify the country of origin and the employment model. Afterward, regulatory reviews, recruiting, contract preparation, payroll, and onboarding can be coordinated in an organized manner.

Private support services can handle or coordinate individual process steps. However, responsibility for each task must remain clearly defined.

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Rechtssicherheit beginnt vor der Stellenausschreibung

Nicht die Kandidatensuche allein entscheidet über eine erfolgreiche internationale Einstellung, sondern die frühe Klärung von Beschäftigungsmodell, Aufenthaltsstatus und Arbeitgeberpflichten. Das gilt bei der Einstellung einer Person aus einem EU-Staat, bei einer Fachkraft aus einem Drittstaat und bei einer Beschäftigung in einem Land, in dem das Unternehmen keine eigene Gesellschaft hat.

Jede Konstellation führt zu anderen Prüfwegen, Zuständigkeiten und Unterlagen. Wer erst nach der Auswahl einer Person damit beginnt, riskiert vermeidbare Rückfragen und organisatorische Verzögerungen.

Dieser Beitrag behandelt die Beschäftigung internationaler Mitarbeitender in Deutschland. Die Entsendung deutscher Beschäftigter ins Ausland folgt eigenen steuerlichen, sozialversicherungsrechtlichen und arbeitsrechtlichen Prüfungen und wird hier nicht vertieft.

Die zentrale Frage vor jeder internationalen Einstellung lautet deshalb: Sind alle Verantwortlichkeiten vor dem Arbeitsbeginn geklärt?

Zuerst den Fall richtig einordnen: Herkunft, Rolle und Beschäftigungsmodell

Der Prüfprozess beginnt mit wenigen grundlegenden Angaben: Staatsangehörigkeit, Einsatzort, geplante Beschäftigungsdauer, Tätigkeit und Beschäftigungsmodell. Sie bestimmen, welche Stellen beteiligt werden und welche Nachweise erforderlich sind.

EU, EWR, Schweiz oder Drittstaat unterscheiden

Fälle aus der EU, dem Europäischen Wirtschaftsraum und der Schweiz sind von Drittstaaten-Fällen zu trennen. Eine vollständige aufenthaltsrechtliche Bewertung muss dennoch immer den konkreten Sachverhalt berücksichtigen.

Bei künftigen Arbeits- oder Fachkräften aus Drittstaaten muss die Bundesagentur für Arbeit in den meisten Fällen der Zulassung zum deutschen Arbeitsmarkt zustimmen. Sie prüft die Voraussetzungen für die Beschäftigung und erteilt ihre Zustimmung bei erfüllten Bedingungen gegenüber der zuständigen Auslandsvertretung. Arbeitgeber oder private Dienstleister können diese behördliche Entscheidung nicht ersetzen.

Stelle, Qualifikation und Arbeitgeberrolle definieren

Vor dem Recruitingstart sollten Unternehmen das Anforderungsprofil, den vorgesehenen Beruf, den Beschäftigungsort, die Laufzeit und die interne Arbeitgeberrolle dokumentieren. Auch Nationalität, Zielland, Qualifikation, Beschäftigungsmodell, Unterlagenstatus und erforderliche Übersetzungen gehören in diese Fallklärung.

Bei reglementierten Berufen oder einer unklaren Qualifikationslage sollten die zuständigen Stellen frühzeitig eingebunden werden. Dadurch lassen sich offene Voraussetzungen erkennen, bevor Suche, Auswahl und Vertragsvorbereitung weit fortgeschritten sind.

Internationale Beschäftigung gesetzeskonform umsetzen: die sechs Schritte

Die konkreten Anforderungen hängen in jedem Schritt vom Einzelfall und den zuständigen Stellen ab. Ein dokumentierter Ablauf schafft klare Übergaben und macht offene Entscheidungen sichtbar.

1. Bedarf erkennen: Prüfumfang festlegen

Ausgangslage erfassen: Prüfweg bestimmen.

Unternehmen legen fest, welche Qualifikation benötigt wird, in welchem Land die Beschäftigung erfolgen soll und wie lange der Einsatz geplant ist. Zugleich ist zu prüfen, welche Ressourcen Personalabteilung, Payroll und Fachbereich intern bereitstellen können.

Definieren Sie anschließend die gewünschte Arbeitgeberrolle. Direkte Einstellung, Arbeitnehmerüberlassung, Recruiting Process Outsourcing oder Employer of Record kommen je nach Bedarf und Beschäftigungskonstellation infrage. RPO betrifft den Recruiting-Prozess, während ein EOR eine Arbeitgeberfunktion übernehmen kann. Die frühe Abgrenzung verhindert, dass Suche, Administration und Arbeitgeberpflichten miteinander vermischt werden.

2. Kandidaten gewinnen: Anforderungen transparent kommunizieren

Profil dokumentieren: Auswahl ausrichten.

Die Suche und Auswahl sollte auf einem abgestimmten Anforderungsprofil beruhen. Es beschreibt Tätigkeit, Qualifikationen, Erfahrung, Einsatzort und realistische Rahmenbedingungen der Beschäftigung.

Im Auswahlprozess lassen sich fachliche Eignung, Berufserfahrung und Motivation gemeinsam betrachten. Bei internationalen Einstellungen gehört auch die Frage dazu, ob vorhandene Unterlagen die Qualifikation nachvollziehbar belegen und ob Übersetzungen erforderlich sind. Die Bewertung sollte dokumentiert und mit dem Fachbereich abgestimmt werden. So erhalten Recruiting, Personalabteilung und externe Unterstützung eine gemeinsame Arbeitsgrundlage.

3. Einreise klären: Voraussetzungen vor Arbeitsbeginn prüfen

Berechtigungen prüfen: Entscheidung vorbereiten.

Aufenthaltstitel, Arbeitserlaubnis, mögliche Arbeitsmarktzulassung, Unterlagenstatus und behördliche Zuständigkeiten bilden einen eigenen Prüfblock. Bei Drittstaaten-Fällen sind die offiziellen Informationen der Bundesagentur für Arbeit zur Arbeitsmarktzulassung maßgeblich.

Ein Vorabzustimmungsverfahren kann genutzt werden, damit die Bundesagentur für Arbeit prüft, ob die arbeitsmarktrechtlichen Voraussetzungen vorliegen und die Stelle mit einer ausländischen Arbeitskraft besetzt werden kann. Prozessunterstützung kann Unterlagen koordinieren oder Behördengänge vorbereiten. Sie nimmt keine Entscheidung vorweg. Den Antrag prüft die zuständige Behörde, die anschließend über den konkreten Fall entscheidet.

4. Arbeitsverhältnis aufsetzen: Vertrag, Payroll und Sozialversicherung abstimmen

Pflichten zuordnen: Abrechnung absichern.

Internationale Beschäftigung umfasst mehr als den Arbeitsvertrag. Auch Gehaltsabrechnung, Steuerabzug, Sozialversicherungsbeiträge und mögliche Meldepflichten müssen auf den Fall abgestimmt werden.

nternehmen sollten festhalten, wer die erforderlichen Informationen bereitstellt, wer die Abrechnung verantwortet und wie Rückfragen bearbeitet werden. Die gewählte Beschäftigungsform beeinflusst diese Aufgabenverteilung. Deshalb müssen Personalabteilung, Payroll, Fachbereich und gegebenenfalls externe Fachberatung dieselbe dokumentierte Ausgangslage verwenden. Konkrete Anforderungen ergeben sich aus dem Beschäftigungsfall und den Entscheidungen der zuständigen Stellen.

5. Ankunft vorbereiten: Onboarding und Integration verbinden

Übergänge planen: Arbeitsfähigkeit herstellen.

Das betriebliche Onboarding und administrative Ankunftsthemen brauchen getrennte Verantwortlichkeiten, müssen jedoch zeitlich zusammenpassen. Arbeitsplatz, Zugänge, Einarbeitung und Teamkommunikation liegen beim Unternehmen.

Organisatorische Übergaben können nach Vereinbarung begleitet werden. Dazu zählen etwa die Koordination von Unterlagen, Terminen, Wohnen und Integrationsfragen. Ein benannter Ansprechpartner bündelt offene Punkte und stimmt den nächsten Übergabepunkt ab. Damit weiß die neue Arbeitskraft, an wen sie sich wenden kann, während der Fachbereich den Einstieg in die Tätigkeit vorbereitet.

6. Fristen steuern: Nachweise dokumentieren und Änderungen prüfen

Status überwachen: Handlungsbedarf erkennen.

Nach dem Arbeitsbeginn bleibt die Fallakte relevant. Unternehmen sollten Ablaufdaten, eingereichte Nachweise, offene Rückfragen, externe Termine und behördliche Rückmeldungen nachvollziehbar dokumentieren.

Änderungen an Tätigkeit, Einsatzort, Beschäftigungsdauer oder Beschäftigungsmodell können eine erneute Prüfung erfordern. Gleiches gilt, wenn sich persönliche oder organisatorische Angaben ändern, die für den Beschäftigungsfall relevant sind. Unternehmen legen deshalb fest, wer Veränderungen entgegennimmt und an interne oder externe Stellen weitergibt. Die zuständige Stelle entscheidet, welche weiteren Schritte im Einzelfall notwendig sind.

Wer kann den Prozess unterstützen? Zuständigkeiten klar verteilen

Wer kann mein Unternehmen dabei unterstützen, Mitarbeitende aus dem Ausland rechtssicher zu beschäftigen?

Die Antwort hängt von der jeweiligen Aufgabe ab: Öffentliche Stellen entscheiden über behördliche Verfahren. Private Partner können die Suche, Vorbereitung, Koordination und Beschäftigungsadministration je nach Auftrag unterstützen.

Öffentliche Stellen und offizielle Beratung

Die Bundesagentur für Arbeit und ihr Kooperationsnetzwerk unterstützen Unternehmen bei der Suche und Beschäftigung ausländischer Arbeits- und Fachkräfte. Im Rahmen der Arbeitsmarktzulassung prüft die Bundesagentur die dafür maßgeblichen Voraussetzungen.

Die Ausländerbehörde beziehungsweise die landeszuständige Fachkräfteeinwanderungsstelle ist ein zentraler Ansprechpartner für Arbeitgeber. Ihre Aufgaben können Einreisevoraussetzungen, gegebenenfalls Anerkennungsverfahren, die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit und weitere ausländerrechtliche Voraussetzungen betreffen. Welche Stelle zuständig ist, richtet sich nach dem Einzelfall.

Private Unterstützung entlang des Beschäftigungsprozesses

Die Rollen privater Unterstützung sollten klar voneinander abgegrenzt werden:

Bei Employer of Record bleibt die fachliche Steuerung im Arbeitsalltag beim Unternehmen, während die vereinbarte Arbeitgeberfunktion und Administration beim EOR liegen. Auch dieses Modell ersetzt keine behördliche Entscheidung und entbindet die Beteiligten nicht von der Prüfung ihrer jeweiligen Pflichten.

Kompakte Checkliste vor dem Arbeitsstart und während der Beschäftigung

Diese Checkliste unterstützt die strukturierte Fallbearbeitung. Sie ersetzt keine vollständige Prüfung der rechtlichen Voraussetzungen. Jeder Punkt ist fallbezogen dem Unternehmen, der beschäftigten Person, der zuständigen Behörde oder einer beauftragten Unterstützung zuzuordnen.

Ist ein Einzelfall nicht eindeutig, sind die jeweils aktuellen offiziellen Vorgaben oder qualifizierte Rechtsberatung einzubeziehen.

Fazit: Internationale Beschäftigung braucht klare Übergaben

Rechtssicherheit bedeutet nicht, jeden Sonderfall intern lösen zu müssen, sondern Zuständigkeiten, Nachweise und Übergaben frühzeitig sauber zu steuern. Unternehmen sollten zuerst den Herkunftsfall und das Beschäftigungsmodell einordnen. Danach lassen sich behördliche Prüfungen, Recruiting, Vertragsvorbereitung, Abrechnung und Onboarding geordnet koordinieren.

Private Unterstützung kann einzelne Prozessschritte übernehmen oder koordinieren. Die Verantwortung muss dabei für jede Aufgabe eindeutig festgelegt bleiben.

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Mitarbeitendenbefragung 2026: Vertrauen, das sich in Zahlen zeigt

Good teamwork is evident not only in our day-to-day work but also in the direct feedback we receive from our employees. That’s exactly why our regular employee survey is so important to us: It gives us honest insight, shows us what’s already working well, and at the same time highlights areas where we can continue to improve.

The results of our 2026 employee satisfaction survey give us plenty of reason to celebrate. Satisfaction with Trenkwalder Germany has risen again compared to last year, and the willingness to recommend us to others has also shown a significant positive trend.

With an overall rating of 4.33 out of 5 points, satisfaction with Trenkwalder reached a new high in 2026. By comparison, the rating in 2025 was 4.16 points. More than 85% of our respondents say they are very satisfied or satisfied with Trenkwalder.

We are particularly pleased with the positive feedback regarding our personal interactions: Our contact persons are especially appreciated for their friendliness, availability, and the time they take to address our employees’ concerns.

This positive picture is evident even outside the survey: On kununu, Trenkwalder Germany achieves an outstanding score of 4.0 out of 5 points. This rating reaffirms our commitment to consistently continuing on our path as a reliable and appreciative employer.

The overall package also shines on the job

It’s not just the collaboration with Trenkwalder that receives positive feedback. Satisfaction with the respective host companies is also at a very high level—4.37 out of 5 points—and thus once again exceeds last year’s figure of 4.28. More than 84% of respondents are very satisfied or satisfied with their current host company.

For us, this is an important confirmation of our mission: We don’t just want to fill positions; we want to bring together people and companies that are truly a good fit for one another.

High Participation and Diverse Perspectives

Participation in this year’s survey also demonstrates how important this exchange is to our employees: 90.10% of the surveys started were completed in full.

The results reflect a wide range of experiences: 71.43% of participants have been with Trenkwalder for less than a year, while employees with several years of tenure also took part. Thus, the results combine fresh insights with valuable experiences gained from long-term collaboration.

This diversity makes the feedback particularly valuable to us and provides important insights for our continued development.

A recommendation is a special compliment to us

One figure in particular delights us this year: 78.65% of our respondents would recommend Trenkwalder as an employer. In 2025, that figure was 64%.

The result is even more striking when it comes to recommending us as a staffing provider: 92.94% can imagine recommending Trenkwalder to a company through our referral program.

For us, these numbers represent one thing above all else: trust. Trust in our work, our teams, and the way we support our employees.

Listening is just as much a part of it for us

Positive results are no reason for us to rest on our laurels. On the contrary: Feedback from our employees helps us to continuously improve.

This feedback shows us what’s already working well and, at the same time, provides valuable insights for refining processes, enhancing transparency, and continuously optimizing our offerings.

It’s especially important to us to keep listening in the future, to identify needs early on, and to take the right next steps together.

Behind every good result are people. That’s why we’d like to thank all employees who participated in the survey, shared their experiences with us, and provided us with valuable insights.

We’d also like to thank our teams, who ensure every day that personalized care, reliability, and appreciation aren’t just words, but are put into practice in our daily work.

The 2026 results show us that we’re on the right track. And we’ll continue on this path together.

Gute Zusammenarbeit zeigt sich nicht nur im Arbeitsalltag, sondern auch im direkten Feedback unserer Mitarbeitenden. Genau deshalb ist uns die regelmäßige Mitarbeitendenbefragung so wichtig: Sie gibt uns einen ehrlichen Einblick, zeigt uns, was bereits gut funktioniert, und macht gleichzeitig sichtbar, wo wir uns weiterentwickeln können.

Die Ergebnisse unserer Mitarbeitendenzufriedenheitsbefragung 2026 geben uns dabei viel Grund zur Freude. Die Zufriedenheit mit Trenkwalder  Deutschland ist im Vergleich zum vergangenen Jahr erneut gestiegen und auch die Bereitschaft, uns weiterzuempfehlen, hat sich deutlich positiv entwickelt

Mit einer Gesamtbewertung von 4,33 von 5 Punkten erreicht die Zufriedenheit mit Trenkwalder 2026 einen neuen Höchstwert. Zum Vergleich: 2025 lag die Bewertung noch bei 4,16 Punkten. Mehr als 85 % unserer Befragten geben an, mit Trenkwalder sehr zufrieden oder zufrieden zu sein.

Besonders freut uns das positive Feedback zur persönlichen Zusammenarbeit: Unsere Ansprechpartner:innen werden insbesondere für ihre Freundlichkeit, Erreichbarkeit und die Zeit, die sie sich für die Anliegen unserer Mitarbeitenden nehmen, geschätzt.

Auch außerhalb der Befragung zeigt sich dieses positive Bild: Auf kununu erreicht Trenkwalder Deutschland einen hervorragenden Score von 4,0 von 5 Punkten. Diese Bewertung bestätigt uns darin, unseren Weg als verlässlicher und wertschätzender Arbeitgeber konsequent weiterzugehen.

Nicht nur die Zusammenarbeit mit Trenkwalder wird positiv bewertet. Auch die Zufriedenheit mit den jeweiligen Einsatzunternehmen liegt mit 4,37 von 5 Punkten auf einem sehr hohen Niveau und damit nochmals über dem Vorjahreswert von 4,28. Mehr als 84 % der Befragten sind mit ihrem derzeitigen Einsatzunternehmen sehr zufrieden oder zufrieden.

Für uns ist das eine wichtige Bestätigung unseres Anspruchs: Wir möchten nicht einfach Stellen besetzen, sondern Menschen und Unternehmen zusammenbringen, die wirklich zueinander passen

Starke Beteiligung und vielfältige Perspektiven

Auch die Beteiligung an der diesjährigen Befragung zeigt, wie wichtig unseren Mitarbeitenden der Austausch ist: 90,10 % der gestarteten Befragungen wurden vollständig abgeschlossen.

Dabei fließen ganz unterschiedliche Erfahrungen in die Ergebnisse ein: 71,43 % der Teilnehmenden sind seit weniger als einem Jahr bei Trenkwalder tätig, gleichzeitig haben sich auch Mitarbeitende mit mehrjähriger Unternehmenszugehörigkeit beteiligt. So verbinden die Ergebnisse frische Eindrücke mit wertvollen Erfahrungen aus einer längeren Zusammenarbeit.

Diese Vielfalt macht das Feedback für uns besonders wertvoll und gibt uns wichtige Impulse für unsere weitere Entwicklung.

Weiterempfehlung ist für uns ein besonderes Kompliment

Eine Zahl freut uns in diesem Jahr besonders: 78,65 % unserer Befragten würden Trenkwalder als Arbeitgeber weiterempfehlen. 2025 waren es noch 64 %.

Noch deutlicher fällt das Ergebnis bei der Empfehlung als Personaldienstleister aus: 92,94 % können sich vorstellen, Trenkwalder im Rahmen unseres Tippgeberprogramms einem Unternehmen zu empfehlen.

Für uns steckt hinter diesen Zahlen vor allem eines: Vertrauen. Vertrauen in unsere Arbeit, unsere Teams und die Art und Weise, wie wir unsere Mitarbeitenden begleiten

Positive Ergebnisse sind für uns kein Grund, stehen zu bleiben. Im Gegenteil: Das Feedback unserer Mitarbeitenden hilft uns dabei, uns kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Die Rückmeldungen zeigen uns, was bereits gut funktioniert, und liefern uns gleichzeitig wertvolle Impulse, um Prozesse weiterzuentwickeln, Transparenz zu stärken und unser Angebot kontinuierlich zu optimieren.

Dabei ist uns besonders wichtig, auch künftig zuzuhören, Bedürfnisse frühzeitig zu erkennen und gemeinsam die richtigen nächsten Schritte zu gehen

Hinter guten Ergebnissen stehen immer Menschen. Deshalb gilt unser Dank allen Mitarbeitenden, die an der Befragung teilgenommen, ihre Erfahrungen mit uns geteilt und uns damit wertvolle Impulse gegeben haben.

Genauso bedanken wir uns bei unseren Teams, die jeden Tag dafür sorgen, dass persönliche Betreuung, Verlässlichkeit und Wertschätzung nicht nur Worte bleiben, sondern im Arbeitsalltag gelebt werden.

Die Ergebnisse 2026 zeigen uns: Wir sind auf einem sehr guten Weg. Und diesen gehen wir gemeinsam weiter.

Kosten im Fokus: Zeitarbeit, internes Recruiting, Vermittlung

The lowest visible price is rarely automatically the most cost-effective staffing decision. A short-term surge in orders requires rapid capacity. A permanent position that’s difficult to fill ties up recruiting resources. An overburdened HR team can barely handle additional searches.

Which is more cost-effective for companies: temporary staffing, internal recruiting, or a staffing agency? Which model results in the lowest total costs under the given circumstances?

The most cost-effective approach depends on the specific needs

None of the three options is inherently the most cost-effective. The decisive factors are the duration of the assignment, fluctuations in demand, the number of people needed, the level of specialization, internal recruiting capacity, and the risk of a poor hire.

The comparison is therefore a matter of decision-making logic. Companies must assess which cost structure best fits their specific staffing needs. 

 can be a sensible option for temporary or fluctuating needs. An 

 supports permanent hires, while internal recruiting leverages existing structures.

The models differ in terms of the employment relationship, the distribution of tasks, and the billing method. If these differences are not clearly distinguished, one ends up comparing individual prices rather than total costs.

Internal Recruiting: Control Through Internal Resource Allocation

In internal recruiting, the company manages the entire process. This includes the job requirements, job postings, recruiting tools, active sourcing, applicant screening, interviews, and onboarding.

The time spent by HR and the business unit must also be factored in. Added to this are the costs associated with a vacant position—such as delayed projects, capacity shortages, or existing teams taking on additional tasks. Internal recruiting is particularly suitable for regularly recurring roles, provided there is sufficient internal capacity.

Temporary staffing: variable capacity for temporary needs

, employees are hired by the staffing agency and work at the client company for a defined period. The billing rate depends, among other things, on qualifications, assignment duration, work schedule, collective bargaining agreements, and industry.

Recruiting, payroll, social security, and employer obligations under labor law are the responsibility of the staffing agency. This allows the company to partially convert fixed personnel expenses into variable, demand-based costs. This provides planning certainty during order peaks, seasonal demands, and periods of uncertain workload.

Executive search: a one-time search for direct permanent employment

, the service provider identifies and screens suitable candidates. The company enters into the employment contract directly with the selected specialist or executive.

Compensation is typically paid as a one-time commission. As a rough market guideline, this ranges from 15 to 25 percent of the gross annual salary. The specific fee depends on the assignment and varies according to the position, level of difficulty, and scope of services. Flat-rate amounts in euros do not reliably reflect these differences.

Compare total costs rather than individual prices

A robust cost analysis adds up all expenses over the entire duration of the staffing need. An inexpensive job posting package can become costly due to long vacancy periods. A seemingly higher hourly rate can be cost-effective if capacity is needed only temporarily.

The following cost categories should be included in the comparison:

For a permanent position, the company bears the salary, social security contributions, and other employer obligations. This applies regardless of whether the person was recruited internally or found through a staffing agency.

In the case of temporary staffing, the client company pays the agreed-upon billing rate. For a fair comparison, this rate must be applied to the planned duration of the assignment and working hours. A placement fee, on the other hand, should be considered in conjunction with the subsequent employer costs associated with permanent employment.

Evaluating Hidden Expenses and Vacancy Costs

Vacancy costs arise as long as the required workforce is lacking. Possible consequences include lost revenue, project delays, productivity losses, increased strain on the team, opportunity costs, and additional recruiting efforts.

Companies should estimate these costs on a case-by-case basis. The basis for this includes revenue per employee and workday, lost team performance, and the financial impact of project-related delays. A shorter time to fill a position can reduce vacancy costs but does not automatically make an external solution more cost-effective.

Incorporate Mis-hiring and Planning Risks

A mis-hire results in renewed search efforts, additional onboarding, and potential performance shortfalls. Instead of relying on flat rates, companies should assess the probability and operational consequences for each position.

Planning risks also influence the total costs. In the face of an uncertain order situation, a permanent hire can lead to idle capacity later on. Conversely, for long-term needs, a temporary model used on a permanent basis can increase costs. The expected development of demand should therefore be included in every scenario.

How Companies Create a Robust Cost Analysis

A comparable analysis requires identical demand assumptions. The following three steps create a robust framework.

1. Define Demand: Create a Framework for Comparison

Identify requirements and classify demand.

Document the number of personnel needed, the location, qualifications, start date, and planned duration of assignment or employment. Include the work schedule model, shift requirements, seasonality, and strategic relevance.

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