Mark Pollok im Leadersnet Podcast: "Bewerbergenerierung wird auch über TikTok betrieben"

Mark Pollok ist Geschäftsführer bei Trenkwalder. Mit LEADERSNET spricht er über moderne Herausforderungen, Änderungen in der Branche und wieso die Lieferkettenprobleme auch als Personaldienstleister spürbar sind.

https://www.leadersnet.at/news/60507,bewerbergenerierung-wird-mittlerweile-auch-ueber-tiktok.html

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https://podcasts.apple.com/podcast/id1547410809

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BEST-RECRUITERS-Studie 2025/26: Trenkwalder belegt unter 517 untersuchten Arbeitgebern den ersten Platz seiner Branche und erhält das goldene BEST-RECRUITERS-Siegel.

 – Trenkwalder Personaldienste GmbH has demonstrated outstanding recruitment quality: In the latest BEST RECRUITERS Study 2025/26, the company ranked first in the staffing services industry. A total of 517 employers across 29 industries in Germany were assessed. As the leading company in its industry, Trenkwalder has been awarded the Gold BEST RECRUITERS Seal.

Winning the industry category confirms Trenkwalder’s commitment to designing recruitment processes that are efficient, transparent and consistently focused on candidates’ needs. Particular emphasis is placed on respectful communication, easy-to-use digital access and personal support throughout the entire candidate journey.

Each year, BEST RECRUITERS assesses the recruitment performance of the largest employers in Germany, Austria, Switzerland and Liechtenstein. The scientifically developed and regularly updated catalogue of criteria comprises a total of 330 individual criteria for the 2025/26 study year.

The study evaluates all key points of contact between employers and potential candidates—from the structure and content of career websites, job advertisements and mobile application options to responses to submitted applications and enquiries. It therefore considers both an employer’s publicly visible recruitment presence and the practical quality of the underlying processes.

Mark Pollok, CEO of Trenkwalder Group AG and Managing Director of Trenkwalder Germany and Austria, explains:

“Ranking first as BEST RECRUITER 2025/26 in the staffing services industry confirms our commitment to high-quality, candidate-centric recruitment. Especially in a dynamic industry such as staffing services, high standards of communication and candidate experience are essential. At the same time, we regard this award as an incentive to continue developing consistently. We are investing specifically in innovative approaches and making greater use of AI to simplify application processes and enable more accurate job matching. Our goal remains clear: to create genuine added value for candidates and companies.”

Intelligently Combining Personal Support and AI

Speed is an important factor in the staffing services industry. For Trenkwalder, however, it must not come at the expense of quality. The company therefore relies on structured processes, modern digital solutions and the expertise of its recruiters.

Artificial intelligence is not intended to replace personal interaction, but rather to make it easier for candidates to access suitable employment opportunities. At Trenkwalder, candidates can, for example, create their talent profile via chat or voice message. Their skills, experience and career aspirations are recorded in a structured format and matched with suitable job opportunities.

This approach can also reveal competencies that may not be immediately apparent from traditional CVs or formal qualifications. At the same time, personal contact remains an essential part of the application process: technology provides guidance and speed, while recruiters assess individual expectations, motivation and personal circumstances.

Recognising Experience and Potential Regardless of Age

For Trenkwalder, candidate-centric recruitment also means providing equal opportunities to people at different stages of their lives and careers. This applies in particular to experienced workers, who often face prejudice in the labour market despite their professional expertise, reliability and interpersonal skills.

The company therefore ensures that job advertisements use age-neutral language, selection processes are transparent and recruitment teams receive ongoing training to raise awareness of potential unconscious bias. At the same time, Trenkwalder actively communicates the value of extensive professional experience to its corporate clients.

“Experienced workers are a key success factor for companies. That is why we consistently promote equal opportunities in recruitment—for example, through age-neutral job advertisements, transparent processes and recruiters who are aware of potential bias. At the same time, we consciously highlight the value of experience and create suitable employment opportunities. Our goal is a labour market in which performance and potential are what count.”

Gold Seal as Both Recognition and Responsibility

The Gold BEST RECRUITERS Seal represents above-average recruitment performance. For Trenkwalder, the award is therefore not only a recognition of the work completed to date, but also a commitment to continued development.

The company intends to continuously optimise its recruitment processes and invest specifically in solutions that simplify access to the labour market. These include intelligent matching technologies as well as personal, reliable and respectful communication.

By ranking first in the staffing services industry, Trenkwalder underlines its commitment to combining technological innovation with human expertise effectively—and thereby creating measurable added value for candidates and corporate clients.

Trenkwalder Personaldienste GmbH is part of the internationally operating Trenkwalder Group. The company has more than 40 years of experience in human resources management and has evolved from a traditional staffing services provider into a technology-driven partner for the world of work.

Its service portfolio includes temporary staffing, permanent placement, recruitment, additional HR services, business process outsourcing and digital solutions. Trenkwalder supports people in their professional development and helps companies meet their staffing requirements flexibly, efficiently and sustainably.

Since 2010, BEST RECRUITERS has assessed the recruitment quality of major employers in German-speaking countries. The academically supported study focuses on the entire candidate journey. Gold, Silver and Bronze quality seals are awarded for above-average recruitment performance.

 – Die Trenkwalder Personaldienste GmbH überzeugt mit herausragender Recruiting-Qualität: In der aktuellen BEST-RECRUITERS-Studie 2025/26 erreicht das Unternehmen den 

ersten Platz in der Branche Personaldienstleistung

. Insgesamt wurden in Deutschland 517 Arbeitgeber aus 29 Branchen untersucht. Als Spitzenreiter seiner Branche wird Trenkwalder mit dem 

Der Branchensieg bestätigt den Anspruch von Trenkwalder, Bewerbungsprozesse effizient, transparent und konsequent an den Bedürfnissen von Kandidatinnen und Kandidaten auszurichten. Im Mittelpunkt stehen eine wertschätzende Kommunikation, einfache digitale Zugänge und eine persönliche Begleitung über die gesamte Candidate Journey hinweg.

BEST RECRUITERS untersucht jährlich die Recruiting-Performance der größten Arbeitgeber in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Liechtenstein. Der wissenschaftlich entwickelte und regelmäßig aktualisierte Kriterienkatalog umfasst im Studienjahrgang 2025/26 insgesamt 330 Einzelkriterien.

Bewertet werden sämtliche wesentlichen Kontaktpunkte zwischen Arbeitgebern und potenziellen Bewerbenden – vom Aufbau und Inhalt der Karriere-Website über Stellenanzeigen und mobile Bewerbungsmöglichkeiten bis hin zur Reaktion auf eingehende Bewerbungen und Kontaktanfragen. Damit berücksichtigt die Studie sowohl den öffentlich sichtbaren Recruiting-Auftritt als auch die praktische Qualität der dahinterliegenden Prozesse.

Mark Pollok, CEO der Trenkwalder Group AG sowie Geschäftsführer von Trenkwalder Deutschland und Österreich, erklärt:

„Der 1. Platz als BEST RECRUITER 2025/26 in der Branche Personaldienstleistung bestätigt unseren Anspruch an qualitativ hochwertiges und kandidatenzentriertes Recruiting. Gerade in einer dynamischen Branche wie der Personaldienstleistung sind hohe Standards in Kommunikation und Candidate Experience entscheidend. Gleichzeitig verstehen wir die Auszeichnung als Ansporn, uns konsequent weiterzuentwickeln: Wir investieren gezielt in innovative Ansätze und setzen verstärkt auf KI, um Bewerbungsprozesse einfacher zu gestalten und passgenaue Job-Matches zu ermöglichen. Unser Ziel bleibt klar – echten Mehrwert für Bewerbende und Unternehmen zu schaffen.“

Persönliche Betreuung und KI intelligent verbinden

Geschwindigkeit ist in der Personaldienstleistung ein wichtiger Faktor. Für Trenkwalder darf sie jedoch nicht zulasten der Qualität gehen. Das Unternehmen setzt deshalb auf strukturierte Prozesse, moderne digitale Lösungen und die Kompetenz seiner Recruiterinnen und Recruiter.

Künstliche Intelligenz soll dabei nicht den persönlichen Austausch ersetzen, sondern Bewerbenden den Zugang zu passenden Beschäftigungsmöglichkeiten erleichtern. Kandidatinnen und Kandidaten können bei Trenkwalder ihr Talentprofil beispielsweise per Chat oder Sprachmemo erstellen. Fähigkeiten, Erfahrungen und berufliche Wünsche werden strukturiert erfasst und mit geeigneten Stellenangeboten abgeglichen.

Auf diese Weise können auch Kompetenzen sichtbar werden, die aus klassischen Lebensläufen oder formalen Abschlüssen nicht unmittelbar hervorgehen. Gleichzeitig bleibt der persönliche Kontakt ein wesentlicher Bestandteil des Bewerbungsprozesses: Technologie schafft Orientierung und Geschwindigkeit, während Recruiterinnen und Recruiter individuelle Erwartungen, Motivation und persönliche Rahmenbedingungen einordnen.

Erfahrung und Potenzial unabhängig vom Alter erkennen

Zu einem kandidatenzentrierten Recruiting gehört für Trenkwalder auch, Menschen in unterschiedlichen Lebens- und Karrierephasen gleiche Chancen zu eröffnen. Das gilt insbesondere für erfahrene Arbeitskräfte, die trotz ihrer fachlichen Expertise, Verlässlichkeit und sozialen Kompetenz auf dem Arbeitsmarkt häufig mit Vorurteilen konfrontiert werden.

Das Unternehmen achtet daher auf altersneutrale Stellenausschreibungen, transparente Auswahlprozesse und eine kontinuierliche Sensibilisierung der Recruiting-Teams für mögliche unbewusste Befangenheiten. Gleichzeitig soll der Wert langjähriger Berufserfahrung gegenüber Kundenunternehmen aktiv sichtbar gemacht werden.

„Erfahrene Arbeitskräfte sind ein zentraler Erfolgsfaktor für Unternehmen. Deshalb achten wir im Recruiting konsequent auf Chancengleichheit – etwa durch altersneutrale Ausschreibungen, transparente Prozesse und sensibilisierte Recruiterinnen und Recruiter. Gleichzeitig machen wir den Wert von Erfahrung bewusst sichtbar und schaffen passende Einsatzmöglichkeiten. Unser Ziel ist ein Arbeitsmarkt, in dem Leistung und Potenzial zählen.“

Das goldene BEST-RECRUITERS-Siegel steht für eine überdurchschnittliche Recruiting-Performance. Für Trenkwalder ist die Auszeichnung daher nicht nur eine Bestätigung der bisher geleisteten Arbeit, sondern zugleich ein Auftrag für die weitere Entwicklung.

Das Unternehmen will seine Recruiting-Prozesse kontinuierlich optimieren und gezielt in Lösungen investieren, die den Zugang zum Arbeitsmarkt vereinfachen. Dazu gehören intelligente Matching-Technologien ebenso wie eine persönliche, verlässliche und respektvolle Kommunikation.

Mit dem ersten Platz in der Personaldienstleistungsbranche unterstreicht Trenkwalder seinen Anspruch, technologische Innovation und menschliche Kompetenz wirkungsvoll zu verbinden – und damit für Bewerbende und Kundenunternehmen einen messbaren Mehrwert zu schaffen.

Die Trenkwalder Personaldienste GmbH ist Teil der international tätigen Trenkwalder Group. Das Unternehmen blickt auf mehr als 40 Jahre Erfahrung im Personalmanagement zurück und hat sich vom klassischen Personaldienstleister zu einem technologieorientierten Partner für die Arbeitswelt entwickelt.

Zum Leistungsportfolio gehören unter anderem Arbeitnehmerüberlassung, Personalvermittlung, Recruiting, weitere HR-Services, Business Process Outsourcing und digitale Lösungen. Trenkwalder unterstützt Menschen bei ihrer beruflichen Entwicklung und begleitet Unternehmen dabei, Personalbedarfe flexibel, effizient und nachhaltig zu decken.

BEST RECRUITERS untersucht seit 2010 die Recruiting-Qualität großer Arbeitgeber im deutschsprachigen Raum. Im Mittelpunkt der wissenschaftlich begleiteten Studie steht die gesamte Candidate Journey. Für überdurchschnittliche Recruiting-Leistungen werden die Gütesiegel in Gold, Silber und Bronze vergeben.

Onboarding: So gelingt der Start im neuen Job

A new job brings excitement, but often also many unanswered questions. Where exactly should I report? What do I need to bring? Who is my contact person? And what can I expect during the first few days?

A good start therefore does not begin only at the workplace. Communication between accepting the job offer and the first day at work can already play an important role in how confident and well prepared you feel when starting your new position. Clear information, reliable arrangements and a personal contact person help reduce uncertainty and make you feel welcome from the very beginning. This also applies when the onboarding process takes place partly or entirely from home.

After a successful application, there is usually a period of waiting and organising. At this stage, it is particularly helpful if the most important framework conditions are clarified at an early stage. 

These include, for example, the exact starting time, the meeting point, required documents or information about appropriate work clothing. Details about how to get there, parking options or company access regulations can also make the first day much more relaxed.

If the new position begins from home, additional technical and organisational questions should also be clarified. These may include the provision of a laptop and login details, the installation of necessary software and information about the first virtual meetings.

If individual points are still unclear, you should feel free to ask. A brief conversation with your contact person during the application process can prevent misunderstandings and give you additional security.

You should know this information before your first day at work

Ideally, before starting your new position, you already know:

Not every detail needs to be confirmed several days in advance. What matters is that you know who you can contact with your questions and that any changes are communicated to you in good time.

Companies You are not the only one who wants to make a good impression on the first day. For the new employer, the onboarding process is also an opportunity to demonstrate reliability and appreciation.

A prepared workplace, a personal welcome and a clear introduction make it easier to find your way around. They help you become familiar with initial processes, make contacts and settle into your new role more quickly.

When working from home, functioning technical equipment, clearly scheduled video meetings and easily accessible contact persons serve the same purpose. Especially during virtual onboarding, it is important that new employees do not feel left alone with unanswered questions.

If everything does not run smoothly on the first day, this does not necessarily have to be a bad sign. New situations almost always involve smaller questions. What matters most is that communication is open and that you receive support when problems arise.

Especially at the beginning, many new employees want to appear as independent as possible. As a result, they sometimes hold back their questions. However, it is completely normal for work processes, responsibilities or technical systems to still feel unfamiliar at first.

Asking questions does not show that you are unprepared. Instead, it helps you understand tasks correctly and avoid mistakes. Use introductions, handovers and brief conversations to address uncertainties at an early stage. When working from home, regular video or telephone meetings can also be helpful for this purpose.

Regular feedback during the first few days can also make the onboarding process easier. A brief conversation about what is already working well and where further support is needed helps everyone settle into the new situation.

Not every aspect of good onboarding is the responsibility of the company. With a few simple steps, you can also help ensure that you start your new job as calmly as possible.

Check your route in good time and allow some extra time for the first day. Prepare any required documents and clothing the evening before. It can also be helpful to write down important questions that arise before or during the onboarding process.

If you are starting from home, you should test your internet connection, camera, microphone and login details in advance whenever possible. You should also set up a quiet workspace where you can concentrate on introductory meetings and your first tasks.

It can also be useful to review the job description or the information from the interview once again. This will remind you of your future responsibilities and the framework conditions that were discussed.

If you are still looking for a new professional opportunity, you can already consider what kind of onboarding and support is important to you when choosing a position. A targeted job search based on your personal preferences can help you find not only a suitable role, but also the right working conditions.

Conclusion: A good start begins with clarity and trust

Successful onboarding helps you find your way around your new job more quickly and focus on your responsibilities. Clear information, personal contact persons and regular feedback provide a reliable foundation, regardless of whether the onboarding takes place on site, from home or in a hybrid working model.

Even if some questions remain unanswered before the first day, you do not have to resolve them on your own. Good support does not end with the job offer, but continues during the transition into your new professional role. In this way, a successful 

 can lead to an equally successful start.

, the application process or starting a new position, you can find further information on our 

. Alternatively, you can contact us directly via the 

Ein neuer Job bringt Vorfreude mit sich – häufig aber auch viele offene Fragen. Wo genau soll ich mich melden? Was muss ich mitbringen? Wer ist meine Ansprechperson? Und was erwartet mich in den ersten Tagen

Ein guter Einstieg beginnt deshalb nicht erst am Arbeitsplatz. Bereits die Kommunikation zwischen Zusage und erstem Arbeitstag kann entscheidend dafür sein, wie sicher und gut vorbereitet Sie in Ihre neue Aufgabe starten. Klare Informationen, verlässliche Absprachen und eine persönliche Ansprechperson helfen dabei, Unsicherheiten zu reduzieren und sich von Anfang an willkommen zu fühlen. Das gilt auch dann, wenn der Einstieg teilweise oder vollständig im Homeoffice erfolgt

Nach einer erfolgreichen Bewerbung folgt meist eine Phase des Wartens und Organisierens. Gerade jetzt ist es hilfreich, wenn die wichtigsten Rahmenbedingungen frühzeitig geklärt werden

Dazu gehören beispielsweise der genaue Arbeitsbeginn, der Treffpunkt, benötigte Unterlagen oder Hinweise zur passenden Arbeitskleidung. Auch Informationen zur Anfahrt, zu Parkmöglichkeiten oder zu betrieblichen Zugangsregelungen können den ersten Tag deutlich entspannter machen

Beginnt die neue Tätigkeit im Homeoffice, sollten zusätzlich technische und organisatorische Fragen geklärt sein. Dazu zählen etwa die Bereitstellung von Laptop und Zugangsdaten, die Einrichtung notwendiger Programme sowie Informationen zu den ersten digitalen Terminen

Sollten einzelne Punkte noch offen sein, dürfen Sie ruhig nachfragen. Ein kurzer Austausch mit Ihrer Ansprechperson im Bewerbungsprozess kann Missverständnisse vermeiden und Ihnen zusätzliche Sicherheit geben

Diese Informationen sollten Sie vor dem ersten Arbeitstag kennen

Idealerweise wissen Sie bereits vor Ihrem Einstieg:

Nicht jede Information muss mehrere Tage im Voraus feststehen. Entscheidend ist, dass Sie wissen, an wen Sie sich mit Ihren Fragen wenden können und Änderungen rechtzeitig mitgeteilt werden

Der erste Eindruck wirkt in beide Richtungen

Nicht nur Sie möchten am ersten Arbeitstag einen guten Eindruck hinterlassen. Auch für den neuen Arbeitgeber ist der Einstieg eine Gelegenheit, Verlässlichkeit und Wertschätzung zu zeigen

Ein vorbereiteter Arbeitsplatz, eine persönliche Begrüßung und eine verständliche Einführung erleichtern die Orientierung. Sie helfen Ihnen dabei, erste Abläufe kennenzulernen, Kontakte zu knüpfen und schneller in Ihrer neuen Rolle anzukommen

Im Homeoffice übernehmen eine funktionierende technische Ausstattung, klar geplante Videotermine und gut erreichbare Ansprechpersonen diese Funktion. Gerade bei einem digitalen Einstieg ist es wichtig, dass neue Mitarbeitende nicht das Gefühl haben, mit offenen Fragen allein zu sein

Falls am ersten Tag dennoch nicht alles reibungslos funktioniert, muss das noch kein schlechtes Zeichen sein. Neue Situationen bringen fast immer kleinere Rückfragen mit sich. Wichtig ist vor allem, dass offen kommuniziert wird und Sie bei Problemen Unterstützung erhalten

Fragen stellen gehört zu einem guten Start

Gerade zu Beginn möchten viele neue Mitarbeitende möglichst selbstständig wirken. Deshalb werden Fragen manchmal zurückgehalten. Dabei ist es vollkommen normal, dass Arbeitsabläufe, Zuständigkeiten oder technische Systeme zunächst noch ungewohnt sind

Fragen zeigen nicht, dass Sie unvorbereitet sind. Sie helfen Ihnen vielmehr dabei, Aufgaben richtig einzuordnen und Fehler zu vermeiden. Nutzen Sie Einführungen, Übergaben und kurze Gespräche, um Unklarheiten frühzeitig anzusprechen. Im Homeoffice können dafür auch regelmäßige Video- oder Telefontermine hilfreich sein

Auch regelmäßige Rückmeldungen in den ersten Tagen können den Einstieg erleichtern. Ein kurzer Austausch darüber, was bereits gut funktioniert und wo noch Unterstützung benötigt wird, erleichtert das Ankommen für alle Beteiligten

Auch Sie können Ihren Einstieg vorbereiten

Nicht alle Faktoren eines guten Onboardings liegen beim Unternehmen. Mit einigen einfachen Schritten können auch Sie dazu beitragen, möglichst entspannt in den neuen Job zu starten

Prüfen Sie rechtzeitig Ihre Anfahrt und planen Sie für den ersten Tag etwas zusätzliche Zeit ein. Legen Sie benötigte Unterlagen und Kleidung bereits am Vorabend bereit. Notieren Sie sich außerdem wichtige Fragen, die vor oder während des Einstiegs entstehen

Starten Sie im Homeoffice, sollten Sie Ihre Internetverbindung, Kamera, Mikrofon und Zugangsdaten möglichst vorab testen. Richten Sie sich außerdem einen ruhigen Arbeitsplatz ein, an dem Sie sich gut auf Einführungsgespräche und erste Aufgaben konzentrieren können

Es kann ebenfalls hilfreich sein, die Stellenbeschreibung oder die Informationen aus dem Bewerbungsgespräch noch einmal durchzusehen. So rufen Sie sich Ihre künftigen Aufgaben und die besprochenen Rahmenbedingungen erneut in Erinnerung

Sind Sie noch auf der Suche nach einer neuen beruflichen Aufgabe, können Sie sich bereits bei der Auswahl einer Stelle damit beschäftigen, welche Art von Einarbeitung und Begleitung Ihnen wichtig ist. Eine gezielte Jobsuche nach Ihren persönlichen Vorstellungen hilft dabei, nicht nur eine passende Tätigkeit, sondern auch geeignete Rahmenbedingungen zu finden

Fazit: Ein guter Start beginnt mit Klarheit und Vertrauen

Ein gelungenes Onboarding sorgt dafür, dass Sie sich im neuen Job schneller orientieren und auf Ihre Aufgaben konzentrieren können. Klare Informationen, persönliche Ansprechpersonen und regelmäßige Rückmeldungen schaffen dafür eine verlässliche Grundlage – unabhängig davon, ob der Einstieg vor Ort, im Homeoffice oder in einem hybriden Arbeitsmodell erfolgt

Auch wenn vor dem ersten Arbeitstag noch Fragen offen sind, müssen Sie diese nicht allein klären. Eine gute Begleitung endet nicht mit der Jobzusage, sondern unterstützt Sie auch beim Übergang in Ihre neue berufliche Aufgabe. So kann aus einem erfolgreichen

zum Bewerbungsprozess oder zu Ihrem Einstieg in eine neue Position finden Sie auf unserer 

 weiterführende Informationen. Alternativ können Sie uns über das

direkt erreichen und Ihr Anliegen persönlich mit uns klären

Vom Stellenprofil zum Engpassprofil: Welche Fachkräfte braucht Ihr Unternehmen wirklich?

When a position remains vacant, the next step initially appears obvious: the existing job profile is updated, published and promoted through different channels. However, not every vacancy arises for the same reason – and not every staffing bottleneck is best solved through traditional permanent employment.

Sometimes, a specific qualification is needed on a long-term basis. In other cases, companies need to cover peaks in demand, seasonal fluctuations or short-term absences. The required skills may be difficult to find in the region or may only be needed for a limited project.

Before searching for a specific person, companies should therefore clarify which operational problem actually needs to be solved. A traditional job profile then becomes a bottleneck profile that considers tasks, skills, duration and suitable employment solutions together.

What is the difference between a job profile and a bottleneck profile?

A job profile usually describes a specific position. It contains tasks, requirements, desired professional experience and qualifications. In practice, however, such profiles are often strongly based on existing roles. When a position becomes vacant, the previous description is reused with only minor changes. 

A bottleneck profile starts from a different point. Instead of first asking, “Which person are we looking for?”, it asks:

 helps companies consider these questions as a connected whole. In addition to the required skills, it takes urgency, assignment duration, regional availability and possible employment models into account.

The focus is therefore no longer exclusively on replacing an existing position, but on finding the right solution for a specific operational situation.

Why traditional job profiles can limit the candidate pool

Many requirement profiles contain long lists of degrees, years of experience, industry knowledge and personal qualities. Not all of these criteria are equally important for daily work.

The more extensive the requirements are, the smaller the potential candidate pool becomes. Suitable candidates may be excluded even though they could perform the central tasks and quickly acquire the missing knowledge.

It is therefore helpful to make a clear distinction:

Qualifications or authorisations without which the work cannot be carried out safely or professionally.

Company-specific processes, systems or procedures that can be taught during structured onboarding.

Knowledge that is helpful but should not determine a candidate’s general suitability.

This distinction does not make a requirement profile less demanding. Instead, it focuses the recruitment process on the criteria that are genuinely relevant to success in the position.

The staffing need determines the suitable solution

Not every bottleneck has the same time horizon. The selected staffing measure should therefore match the cause and duration of the need.

If a skill is required in the long term and is central to the company’s development, permanent employment may be the appropriate solution. This applies particularly to key positions, management responsibilities or functions in which long-term company knowledge needs to be developed.

For specialist and management profiles that are difficult to reach, targeted 

 can be useful. It extends access to candidates who are not actively searching on job platforms and combines the search with a structured preselection process. At the same time, companies receive a more realistic assessment of which requirements can be met in the market.

Peaks in demand, holiday periods, seasonal fluctuations or sickness-related absences do not automatically create a permanent staffing need. Immediate permanent recruitment may be insufficiently flexible in these situations.

 such as temporary staffing or employee leasing allow companies to add capacity for a limited period. This enables them to remain operational at short notice, relieve existing teams and observe how the actual staffing requirement develops.

Some skills are only needed for a specific project, a technical transition or a temporary growth phase. In such cases, it may be more suitable to deploy specialised professionals for the required period instead of creating a permanent role.

The more clearly the tasks, skills and project duration are defined, the more targeted the search for suitable professional support can be.

Skilled workers who are not available regionally

In certain regions or occupational groups, the local candidate market is not sufficient to fill open positions realistically. In such cases, publishing the same job advertisement on additional platforms is often not enough.

Companies can expand their search radius and include 

 in their workforce planning. In addition to professional suitability, language skills, recognition procedures, residence and work permits, and organisational integration must also be considered.

A structured process can relieve companies by coordinating these steps and supporting international professionals until their planned start. International recruitment is therefore not a short-term standard solution, but it can become a useful part of a long-term workforce strategy.

Which questions lead to a reliable bottleneck profile?

A detailed needs analysis should not begin only after a position has remained vacant for several months. Before publishing a job advertisement, companies should assess the following questions together with the relevant department:

Which tasks are currently not covered sufficiently?

The actual work situation, rather than the previous job title, should form the starting point.

What are the consequences of the bottleneck?

Are projects delayed, are employees working overtime or are orders left unprocessed?

How urgent and how long-term is the support required?

A short-term operational gap requires a different solution from a permanently required key position

Which skills must be available immediately?

Safety-related, legally required or professionally essential knowledge forms the core of the profile

This may also make career changers or candidates from related professional fields suitable.

Is the required profile available in the regional labour market?

A realistic assessment prevents companies from spending months searching for a qualification that is hardly available locally

Does the task necessarily require a permanent hire

Internal development, flexible staffing models or international recruitment may also be appropriate

A bottleneck profile improves more than recruitment

Analysing the actual need can also reveal internal structural issues. Tasks may be distributed inefficiently, highly qualified employees may be occupied with less demanding activities or substitution arrangements may not be sufficiently organised.

A strong bottleneck profile can therefore lead to different outcomes:

Workforce planning therefore becomes more than a reaction to an individual vacancy.

A bottleneck profile should not be developed solely from an internal perspective. Companies also need a realistic assessment of whether the desired qualification is available in the region, which working conditions the target group expects and how long the recruitment process is likely to take.

A profile may be professionally justified and still fail to reflect the candidate market – for example, when the salary range does not match regional conditions, shift patterns are unattractive or a rare combination of skills is required.

An external perspective can help align internal expectations with market realities. Companies can then decide at an early stage whether to adjust the profile, expand the search radius or select a different staffing solution.

Conclusion: Successful workforce planning begins before the job advertisement

An open position is not automatically the actual problem. Behind it may be a permanent skills requirement, a temporary capacity gap, an inefficient distribution of tasks or a regionally limited candidate market.

Companies that first analyse the bottleneck can decide more precisely which skills are genuinely required and which staffing model is best suited to meet the need. This leads to more realistic requirement profiles, broader candidate pools and more sustainable hiring decisions.

The central question is therefore not only, “Who do we want to hire?” The more important question is, “Which task do we need to solve – and which form of staffing support is suitable for it?” Companies that define the actual bottleneck before beginning the search can formulate more realistic requirements, broaden the candidate pool more effectively and make better-informed decisions between permanent employment, flexible staffing models, internal development and international recruitment.

Would you like to find out which staffing solution best fits your current needs and your long-term staffing strategy? Then get in touch with us for a 

Wenn eine Stelle unbesetzt bleibt, scheint die nächste Maßnahme zunächst eindeutig: Das bestehende Stellenprofil wird aktualisiert, veröffentlicht und über verschiedene Kanäle ausgespielt. Doch nicht jede Vakanz entsteht aus demselben Grund – und nicht jeder Personalengpass lässt sich mit einer klassischen Festanstellung am besten lösen

Manchmal fehlt dauerhaft eine bestimmte Qualifikation. In anderen Fällen müssen Auftragsspitzen, saisonale Schwankungen oder kurzfristige Ausfälle überbrückt werden. Vielleicht ist die gesuchte Kompetenz regional kaum verfügbar oder wird nur für ein zeitlich begrenztes Projekt benötigt

Bevor Unternehmen nach einer bestimmten Person suchen, sollten sie deshalb klären, welches betriebliche Problem tatsächlich gelöst werden muss. Aus einem klassischen Stellenprofil wird so ein Engpassprofil, das Aufgaben, Kompetenzen, Zeitraum und passende Beschäftigungslösungen gemeinsam betrachtet

Was unterscheidet ein Stellenprofil von einem Engpassprofil?

Ein Stellenprofil beschreibt üblicherweise eine konkrete Position. Es enthält Aufgaben, Anforderungen, gewünschte Berufserfahrung und Qualifikationen. In der Praxis orientieren sich solche Profile jedoch häufig stark an bereits bestehenden Rollen. Wird eine Position frei, wird die bisherige Beschreibung übernommen und nur geringfügig angepasst

Ein Engpassprofil beginnt an einer anderen Stelle. Es fragt nicht zuerst: „Welche Person suchen wir?“, sondern:

Analyse des tatsächlichen Personalbedarfs

hilft dabei, diese Fragen im Zusammenhang zu betrachten. Neben den benötigten Fähigkeiten werden auch Dringlichkeit, Einsatzdauer, regionale Verfügbarkeit und mögliche Beschäftigungsmodelle berücksichtigt

Der Fokus liegt damit nicht mehr ausschließlich auf der Nachbesetzung einer bestehenden Position, sondern auf der passenden Lösung für eine konkrete betriebliche Situation

Warum klassische Stellenprofile den Bewerberkreis begrenzen können

Viele Anforderungsprofile enthalten lange Listen aus Abschlüssen, Berufsjahren, Branchenkenntnissen und persönlichen Eigenschaften. Nicht alle Kriterien sind für die tägliche Arbeit gleichermaßen entscheidend

Je umfangreicher die Anforderungen formuliert werden, desto kleiner wird der potenzielle Bewerberkreis. Geeignete Kandidat:innen können ausgeschlossen werden, obwohl sie die zentralen Aufgaben erfüllen und fehlende Kenntnisse schnell erwerben könnten

Deshalb lohnt sich eine klare Unterscheidung

Qualifikationen oder Berechtigungen, ohne die eine Tätigkeit nicht sicher oder fachgerecht ausgeführt werden kann

Unternehmensspezifische Abläufe, Systeme oder Prozesse, die während einer strukturierten Einarbeitung vermittelt werden können.

Kenntnisse, die hilfreich sind, aber nicht über die grundsätzliche Eignung entscheiden sollten

Diese Differenzierung macht ein Anforderungsprofil nicht weniger anspruchsvoll. Sie konzentriert die Personalsuche vielmehr auf jene Kriterien, die für den tatsächlichen Erfolg in der Position relevant sind.

Der Personalbedarf bestimmt die passende Lösung

Nicht jeder Engpass hat denselben zeitlichen Horizont. Deshalb sollte die gewählte Personalmaßnahme zur Ursache und Dauer des Bedarfs passen

Wird eine Kompetenz langfristig benötigt und ist sie für die Entwicklung des Unternehmens zentral, kann eine Festanstellung die passende Lösung sein. Das gilt besonders für Schlüsselpositionen, Führungsaufgaben oder Funktionen, in denen langfristiges Unternehmenswissen aufgebaut werden soll

Bei schwer erreichbaren Fach- und Führungskräften kann eine gezielte

sinnvoll sein. Sie erweitert den Zugang zu Kandidat:innen, die nicht aktiv auf Stellenportalen suchen, und verbindet die Suche mit einer strukturierten Vorauswahl. Gleichzeitig erhalten Unternehmen eine realistischere Einschätzung dazu, welche Anforderungen am Markt erfüllbar sind

Auftragsspitzen, Urlaubszeiten, saisonale Schwankungen oder krankheitsbedingte Ausfälle führen nicht automatisch zu einem dauerhaften Personalbedarf. Eine sofortige Festanstellung kann in solchen Situationen zu wenig flexibel sein

wie Zeitarbeit beziehungsweise Arbeitskräfteüberlassung ermöglichen es, zusätzliche Kapazitäten für einen begrenzten Zeitraum einzusetzen. Unternehmen bleiben dadurch kurzfristig handlungsfähig, entlasten bestehende Teams und können zugleich beobachten, wie sich der tatsächliche Bedarf entwickelt

Manche Kompetenzen werden nur für ein bestimmtes Projekt, eine technische Umstellung oder eine zeitlich begrenzte Wachstumsphase benötigt. Hier kann es sinnvoller sein, spezialisierte Fachkräfte gezielt für den jeweiligen Zeitraum einzusetzen, statt eine dauerhafte Stelle aufzubauen

Je klarer Aufgaben, Kompetenzen und Projektdauer definiert sind, desto gezielter lässt sich die passende fachliche Unterstützung finden

In bestimmten Regionen oder Berufsgruppen reicht der lokale Bewerbermarkt nicht aus, um offene Positionen realistisch zu besetzen. Dann genügt es häufig nicht, dieselbe Stellenanzeige auf weiteren Plattformen zu veröffentlichen

Unternehmen können ihren Suchradius erweitern und

in die Personalplanung einbeziehen. Dabei müssen neben der fachlichen Eignung auch Sprachkenntnisse, Anerkennungsverfahren, Aufenthalts- und Arbeitsgenehmigungen sowie die organisatorische Integration berücksichtigt werden

Ein strukturierter Prozess kann Unternehmen dabei entlasten, diese Schritte aufeinander abzustimmen und internationale Fachkräfte bis zum geplanten Einsatz zu begleiten. Internationale Rekrutierung ist daher keine kurzfristige Standardlösung, kann aber ein sinnvoller Bestandteil einer langfristigen Personalstrategie sein

Eine genaue Bedarfsanalyse sollte nicht erst beginnen, wenn eine Stelle seit mehreren Monaten unbesetzt ist. Bereits vor der Ausschreibung sollten Unternehmen gemeinsam mit der Fachabteilung prüfen

Welche Aufgaben sind aktuell nicht ausreichend abgedeckt

Ausgangspunkt sollte die konkrete Arbeitsrealität sein, nicht die bisherige Stellenbezeichnung

Welche Folgen entstehen durch den Engpass

Verzögern sich Projekte, entstehen Überstunden oder bleiben Aufträge unbearbeitet

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Quick Links

Mark Pollok im Leadersnet Podcast: "Bewerbergenerierung wird auch über TikTok betrieben"

Trenkwalder Named the Best Recruiter in Germany’s Staffing Services Industry

Onboarding: How to Make a Successful Start in a New Job

From Job Profile to Bottleneck Profile: Which Skilled Workers Does Your Company Really Need?

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