2025.05.19
Management Assistant (m/w/d)
Was wir bieten
- Spannende und abwechslungsreiche Aufgaben bei einem der führendsten Unternehmen der pharmazeutischen Industrie
- Attraktiver Einstiegslohn bis max. 30,00 € / Std. / Brutto (inkl. Branchenzuschläge)
- Urlaubs- und Weihnachtsgeld ab 6 Monaten Betriebszugehörigkeit
- geregelte Arbeitszeiten: Montag - Freitag bei einer 40 Stunden Woche
- Zusätzlicher Freizeitausgleich durch flexibles Arbeitszeitkonto
- Gute Anbindung mit öffentlichen Verkehrsmitteln
- Einarbeitung bei unserem Kunden vor Ort im Rahmen eines Patensystems
- Zugang zum internen Stellenmarkt
- Profitiere von unseren zahlreichen Angeboten für Mitarbeitende, wie z.B. unser Empfehlungsprogramm, Corporate Benefits, betriebliche Altersvorsorge u.v.m.
Unser Kunde, die Roche Diagnostics GmbH, ist mit rund 17.200 Mitarbeitern (m/w/d) an mehreren Standorten in Deutschland vertreten.
Als führendes Unternehmen im Bereich der Pharma und Diagnostik entwickelt, produziert und vertreibt unser Kunde Arzneimittel und diagnostische Tests. Das Ziel ist Krankheiten zu verhindern, zu erkennen und zu behandeln und medizinische Innovationen voranzutreiben.
Der Standort in Penzberg zählt zu den größten Biotechnologiezentren Europas und ist spezialisiert auf die Forschung, Entwicklung und Produktion biopharmazeutischer Wirkstoffe, diagnostischer Tests, Reagenzien sowie Analysesysteme. Zum Leistungsspektrum gehören zudem molekulares Tumorprofiling und Gentherapie.
Für diesen Standort suchen wir ab sofort, im Rahmen der kaufmännischen Arbeitnehmerüberlassung befristet bis 12/2025 Assistenz des Abteilungsleiters (m/w/d) mit Schwerpunkt auf Veranstaltungsmanagement, Terminkoordination, Projektarbeit und bereichsübergreifender Unterstützung.
Ihre Aufgaben
Assistenz & Organisation:
Eigenverantwortliche, qualifizierte Assistenz für Führungskräfte und Teams mit umfassender organisatorischer Unterstützung, inkl. Korrespondenz (DE/EN), Ablage, Kommunikationskanäle, Präsentationen, Dokumentenvorbereitung und Kalenderpflege.
Rahmenbedingungen & Compliance:
Beachtung gesetzlicher, betrieblicher und regulatorischer Vorgaben (z. B. SOPs, Arbeitssicherheit, Umweltschutz). Informationsweitergabe an Mitarbeitende und Führungskräfte.
Veranstaltungs- & Terminmanagement:
Selbstständige Organisation, Durchführung und Nachbereitung von Meetings, Workshops, Besuchen und Veranstaltungen – lokal und global. Gäste- und Besuchermanagement inklusive.
Reisemanagement:
Planung, Buchung und Abrechnung von Dienstreisen; Unterstützung und Coaching im Umgang mit Reisetools und -richtlinien.
Bestellwesen & Budget:
Beschaffung und Verwaltung von Bürobedarf, Konferenzartikeln und komplexen Bestellungen inkl. Rechnungsbearbeitung; Kostenbewusstes Handeln, Angebotsvergleiche, KVP.
Personalbezogene Aufgaben:
On-/Offboarding, Zutrittsmanagement, Ausbildungskoordination, Mentoring, First-Level-Support für HR-Tools (z. B. Workday, Cornerstone).
Zeitbeauftragte:
Verantwortlich für Zeiterfassung/-abrechnung, Ansprechperson bei komplexen Zeitfragen (z. B. Schichtmodelle, Bereitschaft), Unterstützung der Mitarbeitenden im Umgang mit Zeitsystemen.
Ihre Qualifikationen
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation (z. B. Büromanagement, Fremdsprachenassistenz, Office Management)
- Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Management Assistant oder in vergleichbarer Position auf Leitungsebene
- Weiterbildung im Bereich Assistenz, z. B. Fachwirtin oder Betriebswirtin bzw. Ausbildungsbeauftragte von Vorteil
- Ausgezeichnete Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten, auch unter hoher Belastung
- Sehr gute Kenntnisse in MS Office/Google Workspace sowie Erfahrung im Umgang mit digitalen Tools für Kalender- und Reisemanagement
- Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (mind. B2/C1)
- Diskretion, Integrität und ein professionelles Auftreten im Umgang mit Führungskräften und externen Stakeholdern
- Selbstständige, proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise
Sie unterstützen ein Team von ca. 40 Mitarbeitenden, inklusive 10 Führungskräften, in anspruchsvollen Aufgabenstellungen mit hoher Eigenverantwortung! Dann sollten wir uns kennenlernen! Wir freuen uns auf deine Kurzbewerbung mit aktuellem Lebenslauf, Austritts- und Arbeitszeugnisse(-n).
Referenznummer
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Wir lehnen Diskriminierung jeglicher Art ab und freuen uns auf Bewerbungen und die Zusammenarbeit mit Menschen - unabhängig von Geschlecht, sexueller Orientierung, ethnischer und sozialer Herkunft, Alter, Behinderung, Religion oder Weltanschauung.
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