Kunden im Blick. Prozesse im Griff.
Kunden erwarten schnelle Antworten und persönliche Lösungen. Gleichzeitig müssen Daten gepflegt, Dokumente bearbeitet und administrative Aufgaben zuverlässig erledigt werden. Wenn Servicevolumen wachsen und interne Teams an ihre Grenzen kommen, braucht es eine Organisation, die beides zusammenbringt.
Mit White Collar Outsourcing übernimmt Trenkwalder definierte Kundenservice- und Back-Office-Prozesse. Wir stellen die passenden Teams zusammen, organisieren die operative Umsetzung und verbinden menschliche Expertise mit KI-gestützter Bearbeitung.
KI-Agenten übernehmen geeignete Standardfälle nach festgelegten Regeln. Unsere Mitarbeiter bearbeiten Ausnahmen, klären komplexe Anliegen und übernehmen die persönliche Betreuung. Klare Übergaben und Qualitätskriterien verbinden beide Bereiche zu einem abgestimmten Service.
So entlasten Sie Ihre internen Teams, reduzieren manuellen Aufwand und behalten Leistung und Qualität im Blick – auch über Sprachen und Märkte hinweg.
Ob direkter Kundenkontakt oder administrative Bearbeitung im Hintergrund: Wir übernehmen einzelne Aufgabenbereiche oder zusammenhängende Prozesse. Gemeinsam definieren wir Leistungsumfang, Zuständigkeiten und die passende Zusammenarbeit von Mitarbeitern und KI-Agenten.
Kundenservice & CRM
Wir übernehmen definierte Aufgaben in Ihrer Kundenbetreuung – von der Bearbeitung eingehender Anliegen über die Pflege kundenbezogener Informationen bis zum Beschwerdemanagement. Unsere Teams arbeiten nach abgestimmten Servicevorgaben und Eskalationswegen. So bleiben Kundenanliegen und die dazugehörigen Informationen im Zusammenhang.
Wählen Sie Ihr Team:
01 Entlastung im Service und Back-Office
Wir übernehmen definierte Aufgaben einschließlich Teamorganisation und operativer Steuerung. Ihre internen Mitarbeiter gewinnen Zeit für anspruchsvolle Kundenanliegen, fachliche Entscheidungen und Ihr Kerngeschäft.
02 Weniger manueller Aufwand
KI-Agenten und digitale Workflows bearbeiten geeignete Standardfälle nach vereinbarten Regeln. Das reduziert wiederkehrende manuelle Schritte und unterstützt eine strukturierte Bearbeitung auch bei höheren Volumen.
03 Persönliche Betreuung bei komplexen Anliegen
Ausnahmen, Beschwerden und individuelle Fragestellungen brauchen Erfahrung und Urteilsvermögen. Unsere Mitarbeiter übernehmen diese Fälle und führen sie über definierte Übergaben weiter.
04 Messbare Leistung und Qualität
Vereinbarte Service-Level, Qualitätsquoten und Bearbeitungszeiten machen die Leistung nachvollziehbar. Regelmäßige Auswertungen zeigen, wie sich der Service entwickelt und wo Handlungsbedarf besteht.
05 Mehrsprachig und bedarfsgerecht skalierbar
Neue Märkte, saisonale Spitzen oder steigende Bearbeitungsvolumen: Wir planen Sprachen, Teams und Kapazitäten passend zu Ihrem Bedarf und entwickeln das Leistungsmodell gemeinsam mit Ihnen weiter.
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Guter Service entsteht, wenn die richtigen Menschen, klare Prozesse und passende Technologie zusammenarbeiten. Trenkwalder verbindet Recruiting-Kompetenz mit operativer Erfahrung in Kundenservice und Back-Office und übernimmt Verantwortung für die vereinbarte Leistung.
Recruiting und Betrieb aus einer Hand
Von der Personalauswahl über Onboarding und Training bis zur laufenden Steuerung greifen unsere Aufgaben ineinander. So richten wir den Teamaufbau von Anfang an auf die Prozesse und Qualitätsanforderungen Ihres Projekts aus.
Gemeinsam erfassen wir Aufgaben, Sprachen, Volumen, benötigte Skills und Ihre Ziele. Daraus definieren wir den Leistungsumfang, Zuständigkeiten, Service-Level und Qualitätskriterien.
Wir wählen geeignete Mitarbeiter aus und legen fest, welche Bearbeitungsschritte durch KI-Agenten unterstützt oder übernommen werden können. Menschliche Verantwortlichkeiten und Eskalationswege werden dabei klar zugeordnet.
Wir bereiten die Mitarbeiter auf Ihre Produkte, Prozesse und Qualitätsstandards vor. Parallel stimmen wir benötigte Systeme, Schnittstellen, Zugriffe und Regeln für die Bearbeitung und Datenverwendung ab.
Wir testen Abläufe und Übergaben zwischen Mitarbeitern und KI-Agenten im vereinbarten Rahmen. Qualität und Bearbeitung werden geprüft, bevor der Leistungsumfang schrittweise auf das geplante Volumen ausgeweitet wird.
Wir steuern die vereinbarten Leistungen und werten Service-Level, Qualitätsquoten und Bearbeitungszeiten aus. Gemeinsam entwickeln wir Prozesse, Teamkapazitäten und den Einsatz von KI bedarfsgerecht weiter.
Sie möchten Bearbeitungsrückstände reduzieren, mehrsprachige Services aufbauen oder administrative Prozesse auslagern? Sprechen Sie mit uns über Ihren Bedarf. Gemeinsam finden wir die passende Aufgabenverteilung zwischen Ihren Teams, unseren Mitarbeitern und KI-Agenten.
White Collar Outsourcing bezeichnet die Auslagerung definierter Kundenservice- und administrativer Prozesse an einen externen Partner. Trenkwalder übernimmt vereinbarte Aufgaben im Kundenservice und Back-Office einschließlich Teamorganisation und operativer Steuerung. Dabei verbinden wir Mitarbeiter mit KI-Agenten für geeignete Standardfälle.
Zum Leistungsumfang können Kundenbetreuung und CRM, Beschwerdemanagement, Datenpflege, Dokumentenbearbeitung sowie definierte Schritte in Rechnungs- und HR-Prozessen gehören. Mehrsprachige Teams und KI-gestützte Bearbeitung werden passend zur jeweiligen Aufgabenstellung eingesetzt.
Nein. Einzelne, klar abgrenzbare Aufgabenbereiche können ebenso übernommen werden wie zusammenhängende Prozesse. Gemeinsam legen wir fest, welche Leistungen Trenkwalder erbringt, welche Aufgaben intern bleiben und wie die Übergaben funktionieren.
KI-Agenten können geeignete Standardfälle und wiederkehrende Bearbeitungsschritte innerhalb festgelegter Regeln übernehmen. Welche Aufgaben dafür infrage kommen, prüfen wir anhand Ihrer Prozesse, Daten und Qualitätsanforderungen. Ausnahmen und Fälle außerhalb des vereinbarten Rahmens werden an Mitarbeiter übergeben.
Unsere Mitarbeiter bearbeiten Ausnahmen und komplexe Anliegen, übernehmen die persönliche Kundenbetreuung und bringen fachliche Erfahrung in die Bearbeitung ein. Verantwortlichkeiten, Kontrollen und Freigaben werden im Servicekonzept festgelegt. Die Auswahl und Einsatzentscheidung für Mitarbeiter treffen unsere Personalexperten.
Ja. Wir stellen mehrsprachige Teams für europäische Märkte zusammen. Je nach Projekt können dedizierte Delivery-Teams, unter anderem am Standort Türkei, eingebunden werden. Sprachen, Servicezeiten, Standorte und die Anforderungen an Systeme und Datenverarbeitung werden vor dem Start abgestimmt.
Das hängt von Aufgaben, Sprachen, Teamgröße, Systemanbindungen und den benötigten Freigaben ab. Nach der Bedarfsanalyse entwickeln wir einen konkreten Zeitplan für Teamaufbau, Einrichtung, Training und den schrittweisen Start.
Vor dem Start vereinbaren wir Service-Level-Agreements und passende Kennzahlen. Dazu können Qualitätsquoten, Bearbeitungszeiten oder definierte Bearbeitungsvolumen gehören. Die Ergebnisse werden regelmäßig ausgewertet und gemeinsam mit Ihnen besprochen.
Die Lösung richtet sich an Unternehmen mit wiederkehrenden Aufgaben im Kundenservice und Back-Office, die interne Teams entlasten oder ihre Bearbeitung strukturierter organisieren möchten. Referenzen bestehen unter anderem in Health Care, Energie, Financial Services, E-Commerce und Mobility.
Ja. Je nach Bedarf lässt sich die Lösung mit Recruiting Process Outsourcing, Zeitarbeit oder Blue Collar Outsourcing kombinieren. Gemeinsam klären wir, welche Leistungen sinnvoll zusammenspielen und wie die jeweiligen Zuständigkeiten und Schnittstellen gestaltet werden.
Mehr Freiraum für Ihre Teams. Klare Verantwortung für Ihre Prozesse. Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, wie White Collar Outsourcing Ihr Unternehmen entlasten kann.
