Datenschutz

Stand: 13.02.2026

Informationen über die Erhebung personenbezogener Daten von Bewerbern und Bewerberinnen und von Zeitarbeitnehmern und Zeitarbeitnehmerinnen innerhalb der Trenkwalder Personaldienste GmbH

In dieser Datenschutzrichtlinie wird beschrieben, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erfassen, nutzen und verarbeiten und wie wir dabei unseren gesetzlichen Verpflichtungen Ihnen gegenüber nachkommen. Ihre Privatsphäre ist uns wichtig und wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, Ihre Rechte zu schützen und zu wahren.

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO ist:

Trenkwalder Personaldienste GmbH, Werner-Eckert-Straße 6, 81829 München

E-Mail: infogermany@trenkwalder.com

Telefon: 089 991999-0

Datenschutzbeauftragte:

Frau Helene Yagolnitser

Anschrift: Werner-Eckert-Straße 6, 81829 München

Email: h.yagolnitser@trenkwalder.com

2. Geltungsbereich

Diese Information gilt für Bewerber auf durch uns ausgeschriebene Stellen (intern und bei Kunden) und Zeitarbeitnehmer, die bei uns angestellt sind. Sie erläutert, wie wir personenbezogene Daten im Bewerbungs- und Zeitarbeitsverhältnis verarbeiten, insbesondere auch bei KI-gestützter Auswertung von Bewerberdaten.

3. Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten je nach Phase insbesondere:

• Stammdaten und Kontaktdaten: Name, Anschrift, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Arbeitserlaubnis.

• Bewerbungs- und Qualifikationsdaten: Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen, Berufserfahrung, Sprachkenntnisse, Angaben zu Gehaltsvorstellungen und Verfügbarkeit.

• Daten aus dem Auswahlverfahren: unsere Gesprächsnotizen, Bewertungen, interne Kommunikation zum Bewerbungsverfahren.

• Daten aus dem Zeitarbeitsverhältnis: Vertragsdaten, Einsatzbetrieb, Arbeitszeiten, Vergütungsdaten, Urlaubs- und Fehlzeiten, Leistungsbeurteilungen.

• Besondere Kategorien (nur, soweit von Ihnen mitgeteilt oder gesetzlich erforderlich): z. B. Gesundheitsdaten (Schwerbehinderung, Beschäftigungsfähigkeit), Religionszugehörigkeit zu steuerlichen Zwecken.

• IT-/Nutzungsdaten: z. B. IP-Adresse beim Besuch unserer Website oder Nutzung des Bewerbungsportals, Log-Daten.

Diese Daten erhalten wir in der Regel direkt von Ihnen (Bewerbung, Kommunikation). Zusätzlich können Daten aus öffentlichen Quellen (z. B. berufliche Netzwerke, Jobportale) oder von Dritten stammen (z. B. Referenzen, Personalvermittler), soweit dies für das Bewerbungsverfahren zulässig ist.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

4.1 Bewerbungs- und Einstellungsprozess

Wir verarbeiten Ihre Daten, um vorvertraglich über die Begründung eines Arbeits- oder Einsatzverhältnisses zu entscheiden, insbesondere für:

• Prüfung und Bewertung Ihrer Bewerbung,

• Kommunikation mit Ihnen,

• Planung und Durchführung von Vorstellungsgesprächen,

• Dokumentation der Entscheidung.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG (Bundesdatenschutzgesetz), (Anbahnung eines Beschäftigungsverhältnisses); soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sind, Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 3 BDSG.

4.2 Zeitarbeitsverhältnis

Im bestehenden Beschäftigungsverhältnis verarbeiten wir Ihre Daten u. a. für:

• Durchführung und Abwicklung des Arbeitsvertrags (Lohnabrechnung, Einsatzplanung, Arbeitszeitdokumentation),

• Erfüllung gesetzlicher Pflichten (z. B. steuer- und sozialversicherungsrechtliche Meldepflichten),

• Personalentwicklung, Qualifizierung, interne Verwaltung.

Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 BDSG (Arbeitsverhältnis), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten), ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse, z. B. IT-Sicherheit, Durchsetzung rechtlicher Ansprüche).

4.3 Durch Künstliche Intelligenz (KI) gestützte Verarbeitung von Bewerberdaten

Um unseren Bewerbungsprozess effizienter zu gestalten, nutzen wir gelegentlich das System „Matching AI“. Dieses bewertet Bewerbungen automatisiert anhand vorab festgelegter, objektiver Kriterien (bspw Qualifikationen, Zertifikate) und erstellt eine Empfehlung. Die abschließende Entscheidung trifft immer ein Recruiter - es erfolgt keine ausschließlich automatisierte Entscheidung iSd Art (22) DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt je nach Einzelfall auf Grundlage von Art 6 (1) b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) und/oder Art 6 (1) f DSGVO (berechtigte Interessen) sowie, soweit einschlägig, in Verbindung mit § 26 BDSG. Die Abläufe richten sich nach den Anforderungen der DSGVO und soweit anwendbar der EU KI-Verordnung. Sie können jederzeit Ihre Rechte nach Art 15 ff DSGVO wahrnehmen, eine menschliche Überprüfung der Vorbewertung verlangen und Auskunft darüber erhalten, wie die Empfehlung zustande kam.

Die KI-Software wird ausschließlich auf der IT-Infrastruktur von Trenkwalder Personaldienste GmbH bzw. eines weisungsgebundenen Auftragsverarbeiters innerhalb der Europäischen Union betrieben. Es findet keine Übermittlung ihrer Bewerberdaten an Google oder andere externe KI-Anbieter statt.

Die Einwilligung ist freiwillig. Sie kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft gegenüber Trenkwalder, info@trenkwalder.com widerrufen werden. Im Fall des Widerrufs wird Ihre Bewerbung ohne KI-Unterstützung weiterbearbeitet; hierdurch entstehen Ihnen keine Nachteile im Bewerbungsverfahren.

Rechtsgrundlagen:

Für die Nutzung der KI im Rahmen des vorvertraglichen Auswahlprozesses:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 Abs. 1 BDSG (erforderlich für das Bewerbungsverfahren),

• zusätzlich Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (siehe Einwilligungstext unten).

4.4 Talentpool / längere Speicherung

Wenn Sie einwilligen, nehmen wir Ihre Daten nach Abschluss des konkreten Verfahrens in unseren Bewerberpool auf, um Sie später zu passenden Stellen zu kontaktieren.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 26 Abs. 2 BDSG (Einwilligung).

4.5 Werbung / Newsletter / Umfragen (optional)

Nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung verwenden wir Ihre Kontaktdaten, um Ihnen Informationen zu Stellenangeboten, Aktionen oder Umfragen zu schicken.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

5. Empfänger der Daten

Je nach Vorgang übermitteln wir Daten an:

• Kundenunternehmen, bei denen Sie eingesetzt werden sollen/werden,

• interne Fachabteilungen (Recruiting, HR, Lohnbuchhaltung, IT),

• Auftragsverarbeiter (z. B. Rechenzentrums-/Hosting-Dienstleister, Softwareanbieter für Bewerbermanagement, KI-Software, Lohnabrechnungsdienstleister),

• öffentliche Stellen und Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben (z. B. Finanzamt, Sozialversicherungsträger),

• beratende Dienstleister (z. B. Steuerberater, Rechtsanwälte), soweit erforderlich.

Mit Auftragsverarbeitern schließen wir Verträge nach Art. 28 DSGVO.

6. Drittlandübermittlung

Wir verarbeiten Ihre Daten grundsätzlich in Staaten der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums.

Im Rahmen der KI-Verarbeitung findet keine Übermittlung an Google oder andere außereuropäische KI-Anbieter statt.

Sollte im Einzelfall doch eine Übermittlung in ein Drittland erforderlich sein (z. B. IT-Dienstleister), erfolgt dies nur unter Beachtung der Art. 44 ff. DSGVO (z. B. Angemessenheitsbeschluss oder EU-Standardvertragsklauseln). Insoweit wird auf Punkt 11.3. hingewiesen, der bei Interviews eine Sonderregelung darstellt.

7. Speicherdauer

Mit Ihrer Einwilligung zur Aufnahme in den Bewerberpool speichern wir Ihre Daten. Der Verarbeitungszweck der Speicherung, Bewerberdaten laufend für zukünftige Stellenangebote zu verarbeiten, wird nicht geändert.

Daten aus dem Beschäftigungsverhältnis speichern wir entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (insb. Handels-, Steuer- und Sozialversicherungsrecht, i. d. R. 6–10 Jahre).

8. Pflicht zur Bereitstellung

Sie müssen diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses oder die Durchführung des Arbeitsvertrages erforderlich sind bzw. zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten können wir Ihre Bewerbung nicht bearbeiten.

Die Einwilligung in die KI-Verarbeitung, Talentpool, Werbung oder WhatsApp-Kommunikation ist freiwillig.

9. Automatisierte Entscheidungsfindung

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt, die rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Die KI dient ausschließlich der Unterstüt-zung menschlicher Entscheidungsträger. Die letzte Entscheidung liegt immer beim Menschen.

10. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben – unter den gesetzlichen Voraussetzungen – folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO),

• Berichtigung (Art. 16 DSGVO),

• Löschung (Art. 17 DSGVO),

• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),

• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),

• Widerspruch gegen Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21 DSGVO),

• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO),

• Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Anfragen richten Sie bitte an die oben genannten Kontaktdaten.

11. Online-Bewerbungen / Video-Interviews (optional)

11.1. Allgemeine Informationen/Freiwilligkeit

Neben den persönlichen Vorstellungsgesprächen in den Geschäftsstellen bieten wir unseren Bewerbern die Möglichkeit an, ein Vorstellungsgespräch auch online durch-zuführen. Hierzu verwenden wir die Microsoft-Lösungen Skype, Teams, Zoom oder WhatsApp.

Die Teilnahme an den Online-Interviews ist freiwillig. Sie haben zu jeder Zeit die Möglichkeit, ein Interview abzubrechen, weitere Interviews abzulehnen und Ihre Einwilligung in die Teilnahme am Online-Interview zurückziehen, ohne dass Ihnen dadurch irgendwelche Nachteile entstehen. Die Online-Interviews werden nicht aufgezeichnet oder gespeichert.

Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass Trenkwalder Group Ihnen die Möglichkeit bietet, das Interview auch in Form eines persönlichen Gesprächs vor Ort oder anhand eines Telefongesprächs durchzuführen. Sollten Sie sich für ein persönliches Gespräch vor Ort oder ein Telefongespräch entscheiden, hat dies keine nach-teiligen Auswirkungen auf Ihre Bewerbung.

Im Rahmen unseres Bewerbungsverfahrens setzen wir teilweise ein automatisiertes telefonisches Erstinterview mittels computergenerierter Stimme (KI) ein. Dabei wer-den Ihre Antworten elektronisch erfasst und ausschließlich zur weiteren Bearbeitung an unser Recruiting-Team weitergeleitet. Es erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung.

Das Interview wird nur von Mitarbeitern geführt, die für die Besetzung von freien Stellen innerhalb der Trenkwalder Group zuständig sind. Diese Mitarbeiter stellen im Rahmen des Verwendungszweckes sicher, dass die Vertraulichkeit Ihrer personen-bezogenen Daten gewahrt wird. Dem Unternehmen ist es wichtig, einen höchstmöglichen Schutz Ihrer persönlichen Daten zu gewährleisten. Alle persönlichen Daten, die im Rahmen einer Bewerbung bei uns erhoben und verarbeitet werden, sind durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen unberechtigte Zugriffe und Manipulation geschützt.

11.2. Verarbeitete Daten/ Rechtsgrundlage/ Widerruf

Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten im Rahmen des Teams-Interviews gehören: Name, Übertragung des Bildes (und damit die Übertragung Ihrer Person), Übertragung Ihrer Stimme. Eine Aufnahme des Online-Interviews und/oder eine Speicherung findet nicht statt.

Ferner werden bei der Nutzung von Microsoft Teams / Skype systemseitig folgende personenbezogenen Daten erhoben: IP-Adressen, E-Mail-Adressen, Namen, Logfiles, Protokolldaten, Metadaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt der Teilnahme, usw.), Profildaten (z. B. Ihr Nutzername, wenn Sie diesen von sich aus angeben).

Die Datenverarbeitung im Rahmen des Teams-Interviews beruht auf der von Ihnen erteilten, jederzeit für die Zukunft widerrufbaren Einwilligung, Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.

Sie haben zu jeder Zeit die Möglichkeit, ein Interview abzubrechen, weitere Interviews abzulehnen und Ihre Einwilligung in die Teilnahme am Teams- oder Zoom-Interview zu widerrufen, ohne dass Ihnen dadurch irgendwelche Nachteile entstehen. Den Widerruf können Sie per E-Mail einreichen.

Die Datenverarbeitungen der systemseitig erhobenen Daten führen wir ferner aufgrund eines berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. f DSGVO durch. Unser berechtigtes Interesse für die Datenverarbeitung lautet: Durchführung von Online-Interviews.

11.3. Datenübermittlung

Für die Durchführung der Online-Interviews verwenden wir Teams. Microsoft Teams ist Teil von Microsoft Office 365. Microsoft Teams ist eine Produktivitäts-, Kollaborations- und Austauschplattform für einzelne Nutzer, Teams, Communities und Netzwerke, die Unternehmensverband übergreifend eingesetzt wird. Dieses beinhaltet unter anderem eine Videokonferenzfunktion.

Microsoft Office365 ist eine Software der Firma Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18 D18 P52, Ireland.

Microsoft Teams ist Teil der Cloud-Anwendung Office 365, für welches ein Nutzerkonto erstellt werden muss.

Die Datenverarbeitung mit Office 365 erfolgt auf Servern in Rechenzentren in der Europäischen Union in Irland und den Niederlanden. Hierzu haben wir mit Microsoft eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen. Demgemäß haben wir für Office 365 umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen mit Microsoft vereinbart, die dem aktuell geltenden Stand der Technik der IT-Sicherheit z.B. hinsichtlich Zugriffsberechtigungs- und Ende-zu-Ende-Verschlüsselungskonzepten für Datenleitung, Datenbanken und Server entsprechen.

Für den Fall des Zugriffs durch Microsoft von außerhalb der Europäischen Union im von uns genehmigten Einzelfall sind EU-Standardverträge (Standarddatenschutzklauseln) mit Microsoft vorgesehen. Um ein angemessenes Datenschutzniveau beim Transfer personenbezogener Daten in ein Drittland wie die USA in diesem konkreten Fall zu garantieren, haben wir, wie oben beschrieben, ergänzende Maßnahmen in Form dem Stand der Technik entsprechender technischer und organisatorischer Maßnahmen wie z.B. Zugriffsberechtigungs- und Verschlüsselungskonzepte für Datenleitungen, Datenbanken und Server implementiert.

Microsoft behält sich vor, vor Kundendaten zu eigenen legitimen Geschäftszwecken zu verarbeiten. Auf diese Datenverarbeitungen von Microsoft haben wir keinen Einfluss. In dem Umfang, in dem Microsoft Teams personenbezogene Daten in Verbindung mit den legitimen Geschäftszwecken verarbeitet, ist Microsoft unabhängiger Verantwortlicher für diese Datenverarbeitungstätigkeiten und als solcher verantwortlich für die Einhaltung aller geltenden Datenschutzbestimmungen. Falls Sie Informationen über die Verarbeitung durch Microsoft benötigen, bitten wir Sie die entsprechende Erklärung von Microsoft einzusehen.

Zur technischen Durchführung des automatisierten telefonischen Erstinterviews bedienen wir uns eines spezialisierten Auftragsverarbeiters: Eleven Labs Inc., a company incorporated in Delaware, United States with an address at 169 Madison Ave #2484 New York, NY 10016, United States (“ElevenLabs”)

Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich in unserem Auftrag und unter strenger Wahrung der Vertraulichkeit. Der Auftragsverarbeiter ist vertraglich verpflichtet, die Daten ausschließlich zu dem Zweck zu verarbeiten, zu dem sie ihm übermittelt wur-den, und sie nicht für eigene Zwecke zu nutzen. Eine Übermittlung der Daten an unbefugte Dritte erfolgt nicht.

11.4. Bewerbung per WhatsApp (PitchYou)

Soweit Sie unsere Bewerbung-per-WhatsApp Funktion benutzen, ist Rechtsgrundlage für die Kommunikation Ihre jederzeit widerrufliche Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 a DSGVO). Die Bewerbung-per-WhatsApp Funktion stellt uns der IT-Dienstleister Pit-chYou der SBB Software und Beratung GmbH in Deutschland, Bahnhofstraße 7, 95119 Naila, Deutschland zur Verfügung, der hierzu als Auftragsverarbeiter Zugriff auf Ihre Daten nehmen kann. Mit PitchYou wurde ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

PitchYou sieht ein mehrstufiges Löschungskonzept vor, um die Rechte des Betroffenen zu wahren. Wir weisen Sie dennoch darauf hin, dass wir auf die Datenverarbeitung durch WhatsApp keinen Einfluss haben. Für die Verarbeitung gelten die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp, denen Sie im Vorfeld zustimmen müssen. Wir weisen darauf hin, dass die von Ihnen gemachten Angaben in den USA gespeichert und verarbeitet werden. Wir weisen zudem darauf hin, dass eine Datenverarbeitung durch WhatsApp mit Sicherheitsrisiken verbunden ist. Die USA werden derzeit als ein Land mit einem nach EU-Standards unzureichendem Datenschutzniveau eingeschätzt. Es besteht insbesondere das Risiko, dass Ihre Daten durch US-Behörden zu Kontroll- und zu Überwachungszwecken verarbeitet werden können, ohne dass Sie über diese Datenverarbeitung informiert werden und ohne, dass Sie die Möglichkeit eines Rechtsbehelfs gegen diese Datenverarbeitung durch die US-Behörden haben.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist die erteilte freiwillige Einwilligung i. S. d. Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a DSGVO i.V.m. § 26 BDSG zur durch Durchführung des Bewerbungsprozesses.

Sie können die vorstehend ausdrücklich erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft uns gegenüber durch eine Mitteilung per WhatsApp widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird durch den Widerruf nicht berührt.

Informationen zum Datenschutz bei WhatsApp: https://www.whatsapp.com/legal?eea=0#privacy-policy

Weitere Hinweise zum Datenschutz von PitchYou finden Sie unter: https://www.pitchyou.de/datenschutz sowie

https://www.pitchyou.de/pitchyou-dsgvo

Informationen zur Einwilligung in die Nutzung von WhatsApp finden Sie unter: https://www.pitchyou.de/datenschutz-whatsapp

11.5. Sinch AB

Zur Kommunikation mit Ihnen über einen Messenger-Dienst (WhatsApp) nutzen wir ein Tool der Sinch AB. Die Kommunikation erfolgt nur wenn derjenige, der sich bei uns bewirbt eine entsprechende Startnachricht sendet und ist freiwillig. Mit dem Ver-senden einer Startnachricht erklären Sie sich mit der Geltung unserer Datenschutzbestimmungen einverstanden. Insbesondere willigen Sie ein, dass Ihre personenbezogenen Daten (Name und Vorname, Telefonnummer, Messenger-ID, IP-Adresse, Profilbild sowie der Nachrichtenverlauf) im Rahmen der Nutzung des jeweiligen Messenger-Dienstes (WhatsApp) gespeichert, verarbeitet und verwendet werden, um Nachrichten an Sie zu übermitteln.

Wir setzten zur Erbringung dieses Kommunikationsdienstes die Sinch AB, Lindhagensgatan 74, 11218 Stockholm, Schweden als technischen Dienstleister und Auftragsverarbeiter ein. Weitere Informationen sind in den jeweiligen Datenschutzrichtlinien des Messenger-Dienstes (WhatsApp, https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea) und der Sinch AB (https://www.sinch.com/privacy-notice/) enthalten.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist die erteilte freiwillige Einwilligung i. S. d. Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a DSGVO i.V.m. § 26 BDSG zur durch Durchführung des Bewerbungsprozesses.

Die Kommunikation und der Dokumentenaustausch via WhatsApp ist stets freiwillig und stellt nur eine mögliche Option dar. Es besteht stets auch die Möglichkeit, über andere Kommunikationskanäle zu kommunizieren (z.B. E-Mail). Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft direkt über den jeweiligen WhatsApp-Chat widerrufen werden.

Informationen zum Datenschutz bei Nutzung von Sinch AB und WhatsApp finden Sie unter https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea und https://www.sinch.com/de-de/products/apis/messaging/whatsapp/

Die Datenschutzerklärung der Sinch AB finden Sie unter https://www.sinch.com/privacy-notice/